20 SORUDA DEFTER BEYAN SISTEMI

Muhasebe Bilenler Topluluğunun Değerli Üyeleri ;

Bilindiği üzere 01.01.2018  tarihinden itibaren serbest meslek kazanç defteri kağıt ortamı yerine  “defter beyan” yöntemi ile gib internet sistemi üzerinden  tutulacaktır. Konuyla  ilgili   486 Seri Nolu VUK Genel Tebliği ile usul ve esaslar açıklanmıştır.[1]

486 Nolu  Tebliğ, 213 sayılı  VUK’nun 175/3. maddesinden aldığı yetkiye ve yine 213 sayılı VUK’nun 242., 227., ve 257. maddeleri ile 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinin elektronik defter, elektronik kayıt ve elektronik belgelerin oluşturulması ve erişimi düzenlemelerine dayanarak düzenlenmiştir.

Serbest meslek kazanç defteri tutan avukat, doktor, mühendis, mimar ve mali müşavirler 2018 yılı defterlerini  noterden tasdik ettirmeyeceklerdir. Sistem basit usul mükellefler ile serbest meslek kazancı mükellefleri yönünden (noterler hariç) 01.01.2018 tarihinde başlamaktadır.  İşletme defterleri için başlangıç tarihi ise 01.01.2019’dur.

• 486 nolu tebliğin konusu nedir?

Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen defter-beyan sistemi bu tebliğin konusunu oluşturmaktadır.

• Kimler defter – beyan sistemine geçiyor?

Serbest meslek kazancından gelir vergisi olan tüm mükellefler sisteme zorunlu olarak  geçmektedir. Doktor, avukat, mali müşavir, yeminli mali müşavir, mimar, mühendis, veteriner gibi tüm meslek mensupları 01.01.2018 tarihinden  itibaren sistemi zorunlu olarak kullanmaya başlayacaktır.

• Kimler defter – beyan sistemi kullanmak zorunda değildir?
• Kurumlar vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına izin verilenler,
• Bilanço esasına göre defter tutan mükellefler,
• Geliri sadece ücret, gayrimenkul sermaye iradı, menkul sermaye iradı ile diğer kazanç ve iratlardan veya bunların tamamından yada birkaçından oluşan gelir vergisi mükellefleri,
• Noterler 01.01.2019 tarihinde defter beyan sistemine geçiş yapacak
• Sisteme başvuru yapmak zorunlu mudur?

İlk defa mükellefiyet tesis eden mükellefler 7 gün içerisinde şifre için başvuru yapmak zorundadır. Ancak, daha önceden vergi mükellefi olanların mali müşavirleri ile yapmış oldukları aracılık sözleşmesi mevcut olduğundan elektronik beyanname gönderme şifreleri ile başvuru yapabileceklerdir.Kendisine ait internet vergi dairesi şifresi olanlarda bu şifreleri ile sistem üzerinden başvuru yapabileceklerdir.

 Başvurular nereye yapılmaktadır?

 Başvurular, mükellefin bağlı bulunduğu vergi dairesi yapılabildiği gibi,  elektronik ortamda da www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden kimlik bilgileri ile yapılabilmektedir.Defter-beyan sistemine başvurular 31.01.2018 tarihine kadar yapılabilmektedir.

• Başvuruyu kimler yapabilecektir?
• Mükellefler başvuruyu kendisi yapabileceği gibi yetki verilmiş meslek mensupları aracılığı ile de başvuru işlemleri yapılabilmektedir.
• Kendi şifre alan mükellefler sistemi kullanabilecek mi
• Beyanname imzalatmak zorunda olmayan mükellefler, kendi defterleri ile sınırlı kalmak şartıyla  defter beyan sistemini kendileri kullanabilecektir.
• Gelir ve giderlerin sisteme kayıt zamanı nasıl olacak?
• İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son güne kadar (yani takip eden ayın 24’üne kadar) yapılabilecektir.
• Beyanname süreleri uzatılırsa kayıt süresi de otomatik olarak uzamış sayılacaktır.
• Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59’a kadar yapılabilmektedir.
• Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin 3’er aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydedilmektedir.

 Hatalı kayıtlarda düzeltme işlemi nasıl olacak?

Defter-beyan sistemi üzerinden  hatalı olarak  işlenen defter kayıtları, KDV beyannamesinin gönderileceği son güne kadar kayıtlar güncellenebilmekte ve  silinebilmektedir.

• Sisteme ilk girişte neler yapılmalıdır?

• Envanter defterine dönem başı envanter bilgisi girilmelidir.
• Amortisman defterine önceki dönemden devreden amortismana tabi kıymetler ve ayrılmış amortisman bilgileri girilmelidir.
• Varsa sistemi kullanmak üzere yetkilendirme girişleri yapılmalıdır. 

• Amortismana tabi kıymetler nasıl takip edilmelidir?

Mükellefler, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ile bunların amortismanlarını, sistem üzerinden tutacakları envanter defterinde, amortisman defterinde veya amortisman listesinde gösterebilecektir.

• İşletme hesap özetleri nasıl düzenlenecektir?

İşletme hesap özeti, zirai kazanç hesap özeti, serbest meslek hesap özeti ile basit usul hesap özeti yapılan kayıtlardan hareketle sistem tarafından üretilecektir. 

• Fatura ve diğer vesikalar sistemde üzerinden mi düzenlenecektir?

213 sayılı VUK kapsamında düzenlenme zorunluluğu bulunan fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, defter-beyan sistemi üzerinden veya bu sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir. 

• Serbest meslek makbuzlarının sistem üzerinden  düzenlenmesi zorunlumudur?

Şimdilik zorunlu olmamakla birlikte mükellefler isterlerse www.efatura.gov.tr adresinden, isterlerse özel entegratör firmaları ile anlaşarak e-serbest meslek makbuzu düzenleyebilecektir. Elektronik ortamda düzenlenen makbuzlar defter beyan sistemine otomatik aktarılabilecektir.

• Sisteme dışarıdan veri (xml) aktarılabilecek mi?

Standartlara uyan muhasebe yazılımlardan sisteme (xml) veri aktarımı yapılabiliceği uygun görülmektedir. Veri eklenebilecek, eklenen verilere sistem üzerinden müdahale edilebilecek.

• Sistemden çıkış mümkün müdür?

• Mükellefiyetin terki durumunda
• Ölüm yada gaiplik halinde
• Sınıf değiştirme
• Basit usul şartları kalktığında
• Bilanço usulüne gönüllü geçişlerde sistemden çıkılabilecek.

• Veriler kim tarafından saklanacak, kimler ibraz edecek
• Tüm kayıtlar idare tarafından zamanaşımı süresince saklanacaktır.  Başka kurumlara ibrazı istenmesi durumunda (sgk, bilirkişi, mahkemeler vb.) mükellef tarafından 10 gün önceden idareye yazılı başvuru yaparak talep  edebilmektedir.

• Serbest meslek defteri ile işletme defterini birlikte tutan mükelleflerde durum ne olacak? 

Serbest meslek defteri işe işletme defterini birlikte tutan mükellefler,  01.01.2018 tarihi itibari ile tüm defterlerini  defter-beyan sistemi üzerinden tutacaklardır. Defterlerini ayrıca kağıt olarak tutma zorunlulukları bulunmamaktadır.

Serbest meslek defteri ile bilanço defterini birlikte tutan mükellefler, serbest meslek defteri için defter-beyan sistemini kullanacaklar, bilanço defterlerini ise (yevmiye, kebir, envanter) noterden tasdik ederek kağıt ortamda tutacaklardır.

Beyanname dönemlerinde hesap özetleri yada gelir tablosu ve hesap özetleri birleştirilerek beyan edilecektir.

Örneğin; veteriner hekim olan bir mükellef aynı zamanda petshop, yada ilaç satışı yapıyor ise, veteriner faaliyeti için serbest meslek defteri, satış faaliyeti için işletme defterinin ikisini de sistem üzerinden elektronik ortamda tutacak. 

• Sigortalı çalışanların bordro işlemleri ne olacak?

Çalışanların ücret bordroları, SGK bildirimleri gibi işlemler eskiden olduğu gibi devam edecektir. Ücret bordroları sisteme manuel işlenecek, yada mevcut muhasebe yazılımlarından xml formatında diğer gider kayıtları ile birlikte aktarılabilmesini imkan sağlanacaktır.

• Sisteme başvurmayanlar için ceza uygulaması nedir? 

486 nolu tebliğin 17.maddesinde belirtildiği gibi, defter-beyan sistemini kullanmak zorunda  olmakla birlikte tebliğde belirtilen süreler içerisinde başvuru yapmayan, başvuru yapmakla birlikte belirlenen süreler dahilinde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme ve benzeri yükümlülüklerini yerine getirmeyen mükelleflere 213 sayılı VUK’nun ilgili hükümlerine göre ceza uygulanmaktadır.

[1] 486 sıra sayılı VUK Genel Tebliği  17.12.2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

 SMMM İşletme Bilim Uzmanı Eda KAYA