Elektronik Muhasebe Üzerine Muhasebe Bilenler Topluluğu için hazırlanmış Harika Bir Çalışma ile Karşınızdayız!

GİRİŞ

İnternet kullanımının yaygınlaşması, bilgisayar yazılımlarının gelişmesi ve elektronik mali uygulamaların ticari ve mali yaşamda etki ve sonuçlarının artması ile 4’ncü sanayi devrimini yaşamaktayız. Bir diğer ifade ile bilgi ve teknoloji çağı yada siber çağ olarak adlandırılan günümüzde paradigma değişikliğinin muhasebe süreçleri üzerinde etki göstermemesi düşünülemez. Muhasebe hizmetlerinin klasik defter tutma ve beyanname vermekten danışmanlık ve denetime doğru evrimleştiği günümüzde elektronik uygulamaları öğrenme ihtiyacını hissetmek kaçınılmazdır. 1993 yılında isteğe bağlı 1994 yılında ise zorunlu olarak tekdüzen hesap planının uygulanması ile muhasebe mesleği önemli bir dönüşüm yaşamıştı. Elektronik defter gibi elektronik mali uygulamalar ile muhasebe mesleği yine önemli bir değişim sürecine girmiştir.

Muhasebe Bilenler Topluluğu gibi sosyal medya ortamlarını eğitim, dayanışma, bilgi paylaşma gibi amaçlarla kullanan yeni internet kullanım alanları ile değişim ve dönüşümün mesleğimizin her alanında kendisini gösterdiğini söylemek mümkündür. Bir süre sonra elektronik mali uygulamaları, elektronik defteri bilmeyen bir muhasebe meslek mensubunun hayal dahi edilemeyeceğini de ifade edebiliriz. Peki bu kadar önemli olan elektronik defter konusunda yeterince bilgi ihtiyacımızı karşılayabilecek kaynaklar mevcut mu? Bu alanda üniversitelerde dersler veya eğitim alabileceğimiz kurslar mevcut mu? Ne yazık ki kursları geçtik bu alandaki kitaplar bile çok sınırlı sayıdadır. Böyle olunca da elektronik deftere yönelik bilgi ihtiyacı kulaktan dolma bilgilerle giderilmeye çalışılmaktadır. Elektronik mali uygulamaların cezalarının ne kadar ağır olduğu bilindiğine göre sağlıklı bilgi ihtiyacının önemi yadsınamaz.

Muhasebe bilenler topluluğu elinizdeki bu ücretsiz kaynakla mesleğimize karşı bir sorumluluğunu daha yerine getirmektedir. Esasen odalarımızın ve TÜRMOB’un bu alanda çalışmaları olmakla beraber muhasebe bilenler topluluğunun katkısı da önemlidir. Elektronik defter uygulamalarını anlattığımız bu çalışma yine alanında bir ilki ifade etmektedir. E-defter kılavuzunda yer alan açıklamalar muhasebe kayıtları ile desteklenmiştir. Elektronik defterde dikkat edilmesi gereken bilgiler elinizdeki bu çalışmada yer almaktadır.

 

İÇİNDEKİLER

1.E-MUHASEBE.

2-ELEKTRONİK DEFTER.

3.E-DEFTER TEORİK ÖZELLİKLERİ

4.E-DEFTER HUKUKİ DAYANAĞI

5.E-DEFTER SİSTEMİNİN İŞLEYİŞİ

5.1. E-DEFTER USULÜNE GÖRE KAYITLANMALIDIR.

52.E-İMZA VE MALİ MÜHÜR İLE DEFTERLER İMZALANIR.

5.3.E-DEFTER UYGULAMASINA E-DEFTER BERATI YÜKLENMELİDİR.

5.4.GİB ONAYLI BERATLI SİSTEMDEN İNDİRİLİR.

6.E-DEFTER İLE İLGİLİ DİĞER HUSUSLAR.

7-E-DEFTER BAŞVURUSU.

8.E-DEFTER ÖZELGELERİ

8.1.ÖZEL HESAP DÖNEMİNDE E-DEFTER.

8.2.E-DEFTERE GEÇİŞ.

9.E-DEFTERE İLİŞKİN ELEŞTİRİLERİMİZ.

E-DEFTER BERAT İLİŞKİSİ

E-DEFTER KAYIT ÖRNEKLERİ

12.ELEKTRONİK DEFTER KAYITLARI

13.BERAT HAZIRLANIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR.

14. E-DEFTER UYGULAMASINDA MASRAF LİSTELERİ

15.ELEKTRONİK DEFTER GÖRÜNTÜLEME ARACI

16. SİBER SALDIRI HALİNDE ELEKTRONİK DEFTER BERATLARI

17. ELEKTRONİK DEFTERDE BERATLARI SİLMEK MÜMKÜN MÜ?

18. YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİR ELEKTRONİK DEFTER TUTABİLİR Mİ?

19. ELEKTRONİK DEFTERDE ŞUBE KAYITLARI

20. VUK 359 KAPSAMINDA ELEKTRONİK DEFTER CEZALARI

21. E-DEFTER BERATLARININ SON GÜNÜ RESMİ TATİLE RASTLARSA SÜRELER UZAR MI?.

1.E-MUHASEBE

Muhasebede bilgisayarlardan yararlanılması sonucu, geleneksel muhasebenin temel basamaklarını oluşturan belgeleme, kaydetme, defterlere nakil ve doğrulama gibi işlemlerin hepsi değişikliğe uğramıştır[1]. Bilgisayarın muhasebe kayıt sistemi üzerindeki en önemli etkisi, veri işleme hızını arttırması, matematiksel hataları azaltması ve mali raporların çok daha çabuk hazırlanmasını sağlamasıdır. Bilgisayar kullanımının muhasebe kayıt sistemi üzerindeki etkisini daha iyi incelemek için muhasebe fonksiyonlarını; kayıt, sınıflandırma, raporlama gibi alışılmışın dışında bilgi sistemi yaklaşımına uygun olarak; veri hazırlama, veri işleme ve bilgi iletme biçiminde ele almak daha uygun olacaktır[2].

Elektronik muhasebe, muhasebe kayıtlarının elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza edilmesi ve ibrazı ile anlamını bulduğu bir kavram olarak ele alınabilir. Elektronik muhasebenin teknik kayıt kuralları fiziki kayıt ortamlarını kullanan kağıda dayalı muhasebenin kurallarından biraz farklı olabilir. Ancak raporlamalar, hazırlanan mizan ve mali ve tablolar aynıdır. Belgesiz kayıt ortamında muhasebenin tanımı yapılmak istenirse şu şekilde ifade edilebilir. Elektronik veri güvenliğinin sağlandığı sistemlerde finansal olayları iz bırakmadan değiştirilemeyecek usullerle kayda alan, güvenli verileri elektronik usullerle tasnifleyerek, raporlayarak, yorumlayarak ve denetleyerek işleyen algoritmik bir süreçtir[3].

Elektronik muhasebenin tanımı ile klasik muhasebe tanımı arasında muhasebe fonksiyonları açısından bir fark bulunmaması göze çarpmaktadır. Elektronik ortamda defterlerin tutulması, mali tabloların hazırlanması, beyannamelerin verilmesi ile e-muhasebe kavramının öne çıktığını söyleyebiliriz. E-muhasebe, işletmelerin yaşamış oldukları parayla ölçümlenen mali olayların elektronik ortamda kayıtlanması, sınıflandırılması, özetlenmesini ifade eder. Denetim, analiz ve yorum yine elektronik ortamdaki muhasebe verilerinden yola çıkılarak yapılmaktadır. Elektronik ortamda verilerden söz edildiğinde bu verilerin aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir.

1-Uzun ömür: Belgelerdeki kayıtların uzun ömürlü olması gerekebilir. Elektronik defter açısından en azından zamanaşımı süresinin sonuna kadar görüntülenmesi gerekir.

2-Koruma: Belgelerin kayıtlarının oluşturulduğu formda korunabilmesidir. Mesela belge oluşturulduğu bir ortamdan başka bir ortama aktarılırken kullanılabilirliği ile ilgili kalite ve veri kaybına uğramamalıdır.

3-Erişilebilirlik:                Eğer bir belgenin kaydı tekrardan aranıldığında bulunamıyorsa o veriden istenildiği biçimde yararlanılması mümkün olmayacaktır.

4-Okunabilirlik: Belge kayıtları üretildikleri şekil içerisinde tekrardan görüntülenmeli ve kayıtlar okunabilmelidir.

5-Anlaşılabilirlik: Belge kayıtları kendi bağlamları içerisinde anlaşılabilir olmalı, kağıt defterde kayın hangi anlamı ifade ediyorsa elektronik defterde de aynı anlamı ifade edebilmelidir.

6-Kanıt: Elektronik belgeler kanıt olarak kabul edilebilir olmalı ve bir mahkeme de delil olarak sunulabilmesi gerekir. Bunun içinde elektronik belgenin üretildikten sonra bir daha değiştirilmemesi ve kimin tarafından, ne zaman üretildiğinin ispat edilebilmesi şarttır.

7-Artırma: Bir belgenin kanıt olma niteliğinin bozulmadan çoğaltılabilmesi mümkün olmalıdır.

2-ELEKTRONİK DEFTER

Elektronik defter şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Kısaca kağıt defterlere hangi bilgiler yazılıyorsa elektronik deftere de aynı bilgiler yazılmaktadır. Kağıt defterler ne işe yarıyorsa elektronik defterlerde o işe yaramaktadır. Yine kağıt defterler hangi hukuksal sonuçları doğuruyorsa elektronik defterlerde aynı hukuksal sonuçları doğurmaktadır.

Format ve standartları www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir. Bunlar şu an için iki tanedir.

1- Yevmiye Defteri,

2- Defteri Kebir,

3-Diğer defterler kağıt ortamında tutulmaya devam edilecektir.

e-defter tutanlar kâğıt ortamında defter tutamazlar. e-defter tutmak zorunda olanlar aylık dönemler itibarıyla e-defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır.

e-defterlerin noter tasdiki olmayacaktır. Hesap döneminin ilk ayına ilişkin berat açılış onayı, son ayına ilişkin berat kapanış onayı yerine geçmektedir.

e-fatura genel açıklamalarında ilk e-faturanın tanımı ile başlamıştık. Bu bölümde de ilk e-defterin tanımını yapmak istiyoruz. Muhasebe kayıtlarının kağıt ortamdaki deftere yapılması ile e-defter yapılması muhasebe ilkeleri yönünden bir fark oluşturmaz. Sadece kayıt ortamı değişmekte kayıtların içeriği ise aynı kalmaktadır. Bu e-defter uygulamaları ile muhasebe süreçlerinde hiçbir şeyin değişmeyeceği anlamına gelmez. Elbette önemli olgular, farklı işlemler olacak ancak özü aynı kalacaktır.

213 Sayılı V.U.K’nda elektronik defterin tanımı “2. Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. ” şeklinde yapılmıştır. Elektronik defterin şekil hükümlerinden bağımsızlığı esasen V.U.K.’ta yer alan kağıt ortamındaki defterlerle ilgili tasdik gibi şekil hükümlerinden anlamındadır. E-defter ile ilgili genel hükümler kanunda yer almış ve teknolojik gelişmelere paralel olarak diğer düzenlemelerin ikincil mevzuattaki değişiklikler ile yapılması öngörülmüştür. Bütün detayların kanunla düzenlenmesi esasen mümkünde değildir.

Elektronik defterle ilgili düzenlemeler genel hükümler düzenlenmiş tek tek defter bazında düzenlemeler yapılmamıştır. Defter bazında düzenleme yapılsa e-yevmiye defteri, e-defteri kebir, e-envanter defteri, e-karar defteri gibi detaylı düzenlemeler yapılması gerekecekti. Oysa kanun defterin şeklinden çok içerdiği bilgi bilgisayar terminolojisi ile veri ile ilgilenmektedir. E-faturada olduğu gibi e-defterde de veri bütünlüğü, güvenliği, değişmezliği ve istenildiği zaman orijinal olduğunun doğrulanabilirliği önemlidir.

E-defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanabilir[4]. E-defteri kendimiz tanımlayacak olursak şöyle diyebiliriz. Eskiden kağıt ortamında tutulan defterlere yapılan kayıtların Maliye Bakanlığı’ndan alınan beratlar ile değişmezliğinin garanti altına alındığı ve bütünüyle elektronik ortamda yapıldığı elektronik kayıtların tamamıdır. Böylece kağıt defter ile e-defterin içeriklerinin aynı olduğunun vurgusunu yapmış hem de kağıt defterde noterin gördüğü değiştirilmezlik işlevini beratların gerçekleştirdiğini açıklamış oluyoruz.

Beratların sisteme yüklenmesi hemen izleyen ayda olmamaktadır. Her ayın beratı o ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar alınmalıdır. Yani ocak ayının beratı nisan ayının son gününe kadar alınmalıdır. Bir liste ile gösterecek olursak;

A-TÜZEL KİŞİLER İÇİN

e-Defterin İlgili Olduğu Ay                        Berat’ın Yüklenmesi Gereken Son Gün

OCAK 2015                                                        30 NİSAN 2015

ŞUBAT 2015                                                      31 MAYIS 2015

MART 2015                                                        30 HAZİRAN 2015

NİSAN 2015                                                      31 TEMMUZ 2015

MAYIS 2015                                                       31 AĞUSTOS 2015

HAZİRAN 2015                                                 30 EYLÜL 2015

TEMMUZ 2015                                                 31 EKİM 2015

AĞUSTOS 2015                                                                30 KASIM 2015

EYLÜL 2015                                                        31 ARALIK 2015

EKİM 2015                                                         31 OCAK 2016

KASIM 2015                                                      29 ŞUBAT 2016

ARALIK 2015*                                                   *Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verildiği ayın

son gününe kadar. Hesap dönemi takvim yılı

olanlarda 30 NİSAN 2016 tarihine kadar

B-GERÇEK KİŞİLER İÇİN

e-Defterin İlgili Olduğu Ay                        Berat’ın Yüklenmesi Gereken Son Gün

OCAK 2015                                                        30 NİSAN 2015

ŞUBAT 2015                                                      31 MAYIS 2015

MART 2015                                                        30 HAZİRAN 2015

NİSAN 2015                                                       31 TEMMUZ 2015

MAYIS 2015                                                       31 AĞUSTIS 2015

HAZİRAN 2015                                                 30 EYLÜL 2015

TEMMUZ 2015                                                 31 EKİM 2015

AĞUSTOS 2015                                                                30 KASIM 2015

EYLÜL 2015                                                        31 ARALIK 2015

EKİM 2015                                                         31 OCAK 2016

KASIM 2015                                                      29 ŞUBAT 2016

ARALIK 2015                                                     31 MART 2016

Yukarıdaki listede belirtilen tarihlerde beratlar alınarak e-defterin kesinleştirilmesi yani değiştirilemezlik özelliği sağlanmış olacaktır.

3.E-DEFTER TEORİK ÖZELLİKLERİ

E-defterin dikkate alınması gereken teorik özellikleri bulunmaktadır. Birincisi şekil hükümlerinden bağımsızdır hükmüdür. Buradaki şekil hükümlerinden bağımsızlığı çok geniş yorumlamamak gerekir. Yani beratı aldıktan sonra kayıtların içeriği ne olursa olsun geçerlidir gibi bir anlayış yanlış olacaktır. Esas olan e-defter uygulaması ile eskiden kağıt ortamında tutulan ve noter tasdiki ile değiştirilmezliği garanti altına alınan defter içeriklerinin elektronik ortamda değiştirilememesinin sağlanmasıdır.

VUK Md. 183’e göre yevmiye defteri kayda geçirilmesi gereken işlemlerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir. E-defterde kayıtlar belge bazında tek tek yevmiye maddeleri ile yapılmakta ve tarih sırasıyla defterde yer almaktadır.

V.U.K. defterlerin Türkçe tutulma mecburiyetini getirmiştir. E-defter kayıtları ve e-defter açıklamaları bütünüyle Türkçe’dir. Elbette ithalat ve ihracat işlemlerine ait belgeler yabancı dilde olabilir ancak bunların kayıtları yine Türkçe ve TL cinsinden olacaktır.

V.U.K. madde 218 defterlerde boş satır bırakılmayacağını, satır veya sayfa atlanamayacağını hükme bağlar. E-defterde bir aya ait berat alındıktan sonra o döneme ait olarak araya satır ekleme veya geriye dönük kayıt yapmak mümkün değildir.

V.U.K. madde 218 defterlerden sayfa koparılamayacağını, yırtılamayacağını ve sayfa sıralarının bozulamayacağını hükme bağlamıştır. E-defterde elektronik ortamda kayıtlar olduğu için sayfa koparma veya yırtma mümkün değildir. Yine bir aya ait berat alındıktan sonra o dönemin kayıtlarının sırası veya yevmiye numaraları değiştirilemez.

V.U.K. madde 215 defterlere kayıtların genel olarak 10 gün içerisinde yapılmasını zorunlu kılar. İstisnası, kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde 45 gün içerisinde defterlere kayıt yapılması mümkündür. E-defterde ise ocak ayına ait kayıtların takip eden üçüncü ayın sonunda yani 30 Nisanda beratların alınıyor olması kayıtların V.U.K.’te belirlenen amir hükme göre daha geç sürede yapılabilmesi haline gelmektedir. E-defterde yapılan düzenlemeye paralel olarak V.U.K. madde 215’te gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir.

V.U.K. madde 216 bilumum defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemi ile yapılabilir demektedir. E-defterde ise sistemden berat alındıktan sonra toplamların değiştirilmesi mümkün değildir. Ancak toplamları e-defterde bilgisayar yardımı ile bulunduğundan herhangi bir toplama hatasının bulunması beklenmez. E-defterde yevmiye defteri toplamlarının gösterilmemesi büyük bir eksikliktir. Kullanıcıların sistem üzerinde beratını aldıkları yevmiye defterlerinin toplamlarının görebilmesi sağlanmalıdır.

V.U.K. madde 217’de yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir denilmektedir. Defterlerin kağıt ortamında saklandığı durumlarda uygulamada muhasebe yazılımları ile tutulan defterlerin yazdırılması 10 veya 45 günlük sürelerde yapılmamaktadır. Böylece düzeltme kayıtları yapmak yerine hatalı kayıtların değiştirilerek düzeltilmesi yöntemi uzun süredir tercih edilen bir seçenek olmuştur. E-defter uygulaması geriye dönük kayıtların değiştirilmesini beratlar ile engellediğinden hatalı kayıtların tespit edildiği zamanda düzeltme kaydı ile düzeltilmesi gerekmektedir. Üstelik kanunun amir hükmü de bu yöndedir.

E-Defter düzenlemesinin hem işletmeler hem de kontrollerin yapan düzenleyici birimler açısından birçok avantajı bulunmaktadır[5]. Elektronik defterin temel özellikleri şunlardır:

• E-defterin birinci özelliği Maliye Bakanlığı’nca belirlenen elektronik şekil şartlarına sıkı sıkıya bağlı olmasıdır.
• E-defterin ikinci özelliği ise elektronik olmasıdır. E-defterin hazırlanması, tasdiki, muhafazası ve ibrazı hep elektronik ortamda olmak zorundadır.
• E-defter yazılımsal olarak belirli standart ve formatlara sahip olmak zorundadır.
• E-defterin kaynağı, bütünlüğü, değiştirilemezliği güvence altında olmalıdır.
• E-defter tek bir sektöre veya işletme çeşidine uygun değil piyasanın tüm ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde olmalıdır.
• E-defterin güvenilirliğinin yanı sıra sistem üzerinde bozulmadan saklanması ve istendiğinde elektronik ortamdaki defter beratlarının doğrulanabilirliğinin sağlanması gerekir.
• E-defter düzenlenmesinin kâğıt defter düzenlenmesi ile yaklaşık aynı süreyi veya daha kısa bir süreyi gerektirmesi önemlidir. Kağıt ortamda tutulan defterlerde birden çok belgeyi ilgilendiren kayıtlar tek bir yevmiye maddesinde gösterilebilmektedir. Oysa e-defter bir belgeye bir yevmiye maddesi esasını belirlemiştir.

4.E-DEFTER HUKUKİ DAYANAĞI

Vergi Usul Kanunu’nun “Elektronik ortamdaki kayıtlar ve elektronik cihazla belge düzenleme” başlıklı Maliye Bakanlığı’na e-fatura konusunda yetki veren Mükerrer 242’nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında;

“(2.) (4731 sayılı Kanunun 4/E maddesiyle eklenen fıkra) Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

Elektronik belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür.

Elektronik kayıt, elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesini ifade eder.

Bu Kanunda ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkilidir.

(5766 sayılı Kanunun 17 nci maddesiyle değişen paragraf, Yürürlük: 06.06.2008) Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkilidir. Bu Kanunun vergi mahremiyetine ilişkin hükümleri, bu kapsamda kurulan şirketin ortak, yönetici ve çalışanları hakkında da uygulanır” hükümleri yer almaktadır. Kanun metninde e-defter tanımlamış ve biraz daha ileri gidilerek elektronik kayıt tanımı da yapılmıştır. Elektronik deftere işlenen veriler elektronik kayıt olarak nitelendirilebilir. Ancak elektronik kayıtlarının kağıt defterdeki kayıtlar gibi hiçbir araç kullanılmaksızın insan gözü ile görülmesi mümkün değildir. E-defterde yer alan elektronik kayıtlar yine ancak elektronik araçlar kullanılarak görülebilir ve kontrol edilebilir.

Maliye Bakanlığı’na yukarıda belirtilen VUK’un “Elektronik ortamdaki kayıtlar ve elektronik cihazla belge düzenleme” başlıklı Mükerrer 242’nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile verilen yetkiye dayanılarak e-defter ile ilgili düzenlemeler yapılmıştır. Usulüne uygun olarak tutulması gereken defterlerin, elektronik olarak düzenlenmesi, vergi inceleme elemanlarına veya yetkili diğer kurum veya kuruluşlara elektronik ortamda ibraz edilmesi ve elektronik ortamda muhafazasına ilişkin kural ve kaideleri bu yetki ile Maliye Bakanlığı getirmiştir. Yapılan bu düzenlemeler kapsamında 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazete’de 421 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayınlanarak e-deftere ilişkin temel çerçeve çizilmiştir. Daha pek çok hukuksal düzenleme yapılmış ve değişiklikler elektronik belgelerle ilgili mevzuatın sürekli olarak takip edilmesi zorunluluğunu ortaya çıkarmıştır.

5.E-DEFTER SİSTEMİNİN İŞLEYİŞİ

E-fatura sisteminde olduğu gibi E-defter sisteminde de işleyiş sırası bulunmaktadır. E-defterin sağlıklı bir şekilde oluşturulup onaylanmasında işleyiş süreci önemlidir. Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:

1. a) Madde sıra numarası,
2. b) Tarih,
3. c) Borçlu hesap,

ç) Alacaklı hesap,

1. d) Tutar,
2. e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.” hükmü bulunmaktadır.

Şekil 7: E-Defter İşleyiş Süreci

E-Defter İşleyiş Süreci

E-Defter Kayıtları                                   E-İmza veya Mali                            Zaman Damgası ile damgalı

Usulünce Oluşturulur.                           Mühür ile İmzalanır.                      E-defter beratı alınır/imzalanır.

 

E-Defter ve Berat Dosyaları                               E-Defter ve Beratı (Başkanlık

Elektronik olarak saklanır                                     Mühürlü) Sistemden indirilir.

 

Kaynak: Şekil tarafımızdan oluşturulmuştur.

Şekil 7’de açıklandığı gibi e-defter oluşturulur ve imzalanır. Onaylanan defter imza/mühür değeri alınarak berat e-defter sitesinde yer alan  e-defter uygulamasına yüklenir. Gelir İdaresi Başkanlığı beratı kendi mali mührü ile onaylar. Mükellefler en son aşamada  e-defter ve berat dosyalarını sistemden indirir. İndirilen berat dosyalarının defterler ile istenildiğinde ibraz edilmek için saklanması gerekir.

 

5.1. E-DEFTER USULÜNE GÖRE KAYITLANMALIDIR

E-defter kayıtları hangi bilgisayar yazılımı ile oluşturulursa oluşturulsun istenilen formata dönüştürülmelidir. Burada anlatmak istediğimiz XBRL gibi bilgisayar formatları değildir. Bu formatları şu şekilde özetleyebiliriz.

1. Her belge bir yevmiye maddesi olmalıdır: E-defter uygulamasının temelini her bir belgenin bir yevmiye maddesine işlenmesi oluşturmaktadır. Muhasebe yazılımlarının bir çoğu yevmiye maddesine girilen birden çok belgeyi e-defter uygulama modüllerinde otomatik olarak bölmektedirler.
2. Her kayıt için bir belge tarihi ve numarası olmalıdır: İstisnalar ve belgesiz işlemler hariç olmak üzere belge tarihi ve numarası girilmelidir. Özellikle e-fatura kullanıcıları belge numarası alanına e-faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID’sini girmelidirler.
3. Belge türü seçilmelidir: İstisnalar ve belgesiz işlemler hariç olmak üzere her işlemde belge türü seçilmelidir. e-Defter Uygulama Kılavuzu (versiyon 1.0) ile aşağıdaki belge türleri açıklanmıştır.
4. Çek
5. Fatura
6. Müşteri Sipariş Belgesi
7. Satıcı Sipariş Belgesi
8. Senet
9. Navlun
10. Makbuz
11. Diğer

Serbest meslek makbuzu, çek bodrosu, z-raporu, ücret bodrosu, perakende satış fişi, masraf listesi gibi belgeler diğer seçeneği ile seçilmelidir.

1. Ödeme Yöntemi alanı doldurulmalıdır: Ödeme yöntemi nakit, havale, kredi kartı, çek, senet gibi seçilmelidir. Tamamen gereksiz bir alan olmasına rağmen Maliye Bakanlığı tarafından istenilen bir bilgidir. Genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartları zaten kayıt içeriğinden ödeme türünün görülmesini içerir.

52.E-İMZA VE MALİ MÜHÜR İLE DEFTERLER İMZALANIR

E-faturada olduğu gibi e-defter uygulamalarının da kaynağının doğruluğunun tespiti için kurumlar için mali mühürle, gerçek kişileri için mali mühür veya e-imza ile imzalanması gerekir. Mali mühür ile imzalanan e-defter dosyaları belge doğruluğu, belge bütünlüğü ve belge kaynağı açısından güvence altına alınmış olmaktadır. Bu imzalama veya mühürleme işlemi e-defter yazılımları tarafından çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Ancak unutulmaması gereken e-defter dosyalarının e-imza veya mali mühürle imzalanıp mühürlenmesi Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı beratın alınmaması halinde hiçbir anlam taşımaz ve beratı olmayan imzalı mühürlü e–defterler yok hükmündedir.

5.3.E-DEFTER UYGULAMASINA E-DEFTER BERATI YÜKLENMELİDİR

E-defter uygulamasına www.edefter.gov.tr adresinden ulaşılabilir. e-defter uygulamasında beratlar GİB’e iki yöntemle gönderilebilir:

1- GİB e-Defter Uygulaması aracılığıyla

2- Web servis aracılığıyla

 

GİB e-defter Uygulaması, e-deftere kayıtlı olan kullanıcıların beratlarını göndermek için kullandıkları e-fatura portal uygulamasına benzeyen bir ortamdır. Bu ortama, tüzel kişiler tarafından mali mühür ile gerçek kişiler tarafından elektronik imza veya mali mühürle giriş yapılarak bir aya ait Yevmiye Defterine ait beratlar ve Büyük Deftere ait beratlar yüklenir. Yüklenen beratlar GİB tarafından mühürlenir. GİB tarafından imzalanmış beratlar indirilerek defterlerle beraber saklanmalıdır. GİB imzalı berat edinilmediği sürece oluşturulan defterler imzalı veya mühürlü dahi olsa  yasal açıdan geçerli  olmayacaktır. GİB’den onaylı berat alınıp bilgisayar sistemine indirildi ise bunların saklanması gerekir. Bir şekilde beratı oluşturulan ve GİB’ten onaylanan bir mükellefin e-defterlerini değiştirerek tekrar berat alması mümkün olmayacaktır.

Web servis, e-faturada özel entegrasyon yönteminde olduğu gibi kullanıcıların GİB uygulamasına doğrudan uyumlu yazılım programı üzerinden beratlarını iletebilmesine yarar.  Uyumlu yazılım onayı almış tüm firmaların web servis kullanarak çok daha hızlı berat alması mümkündür. Bu yöntemde de GİB’ten onaylı beratın alınması e-defterin geçerliliği açısından zorunludur.

5.4.GİB ONAYLI BERATLI SİSTEMDEN İNDİRİLİR

e-defter sistemi gereği 200 mb’tı aşan defter dosyaları bölünerek sisteme yüklenmelidir. Defterlerin bölünerek sisteme yüklenmesi gerekebilir. O zaman e-defter ve yevmiye defteri bölümlerinin birebir aynı dönemi kapsamalarına dikkat edilmelidir. E-defter sürecinin son aşamasını GİB onaylı berat dosyalarının indirilerek saklanmasıdır. Ancak GİB onaylı berat ile defter yasal geçerlilik kazanmış olur. Beratın oluşturulması veya alınması aşamasında ortaya çıkan sorunlar GİB’e yazılı olarak bildirilmelidir. Elektrik kesintisi, internet, ağ veya donanım sorunları gibi sorunlar beratın alınmasını engellemiş ise berat tekrar alınabilir. Ancak berat oluşturulmuş olmasına rağmen sistemde gözükmüyor veya gözükmesine rağmen indirilemiyor ise GİB başvurulmalıdır.

6.E-DEFTER İLE İLGİLİ DİĞER HUSUSLAR

e-defter sisteminde mükelleflerin muhasebe kayıtları, yevmiye veya defteri kebir kayıtları sisteme yüklenmemektedir. Bu sebeple GİB onaylı beratla beraber elektronik ortamda e-defterin birlikte ibraz edilmesi gerekir. Maliye Bakanlığı’nın mükelleften bilgi istemeden bilgisayar sistemi aracılığı ile tüm bilgileri görme gibi bir imkanı henüz bulunmamaktadır. E-defter uygulaması ile defterlerin saklanması, taşınması veya kontrolü biraz daha kolay olmaktadır. Vergi inceleme elemanları kendilerine ibraz edilen beratların doğruluğunu ww.edefter.gov.tr adresindeki “E-Defter Görüntüleme Aracı” ile kontrol edebileceklerdir.

Mükelleflerin e-defter ve e-fatura bilgilerini sakladıkları bilgisayarları haciz edilmesi, Mali Polis tarafından el konulması gibi nedenlerle mükellefin kontrolünden çıkması halinde mükellef tarafından bu durum en geç üç iş günü içerisinde GİB’e iletilecektir. Başkaca nedenlere örneğin verilerin bozulması, yanlışlıkla silinmesi, bilgi işlem sistemine virüs bulaşması veya hacker adı verilen bilgisayar korsanlarınca bu bilgilerin çalınması durumunda mükellefler 15 gün içerisinde durumu GİB’e bildirmek zorundadırlar. Sadece bildirim yapılması yeterli olmayıp ayrıca bu bilgilerin hangi teknik yöntemler ile geri getirileceğinin de bir plan kapsamında GİB’e iletilmesi zorunludur.

E-defter uygulamasında da aynı kağıt defter uygulamasında olduğu gibi merkez ve şube için ayrı ayrı e-defter tutulması ve mali mühür ile mühürlenmek suretiyle berat alınması mümkün bulunmaktadır.

E-defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer[6]. Elektronik defter uygulamalarında açılış veya kapanış tasdiklerinin noterden yaptırılmaması büyük bir emek ve zaman kaybından mükellefleri kurtarmaktadır.

7-E-DEFTER BAŞVURUSU

Mali mühür sertifikasının temini ve e fatura uygulamasına başlamaya başvuruları öncelikle gerçekleştirilmelidir. Mükellefler, https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresini kullanarak e-Defter Başvurusu yapabilir ve istenilen başlangıç dönemi seçebilirler.

Başvuru Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1) Başvuru yapılacak bilgisayarda Java 32 bit olmalıdır.

2) Mevcut E-İmza/Mali Mühür Cihazının bilgisayara takılı ve kurulu olmalıdır.

3) Mozilla Firefox tarayıcısı veya Google Chrome tarayıcısı ile başvuruda kullanılabilir. Diğer tarayıcılarda ise jawa’nın çalışmasına izin verilmelidir.

4) Güvenlikle ilgili uyarı geldiğinde Continue/Allow seçeneğini başvuru ekranını bloklama ile ilgili bir uyarı gelirse NO seçeneği seçilerek uygulama mutlaka açılmalıdır.

5) Tüm bilgileri girip kaydete basıldığında kart Giriş ekranı gelir ve imzalama işlemi gerçekleştirilir.

6) Başvuru işlemi yine gerçekleşmezse Java Console’daki tüm bilgileri kopyalayarak Word dosyasına yapıştırıp edefter@gelirler.gov.tr adresine mail ile göndermek gerekir.

Aşağıdaki ekranda yer alan tüm bilgiler girildikten sonra kaydete basılarak kart okuyucusu ile imza atılmalıdır.

8.E-DEFTER ÖZELGELERİ

E-defter uygulamaları yeni başladığından bu konuda geçerli örnek olabilecek mahkeme ve Danıştay kararları henüz bulunmamaktadır. Bu sebeple e-defter konusundaki özelgeleri incelemek faydalı olabilecektir.

8.1.ÖZEL HESAP DÖNEMİNDE E-DEFTER

Bu konudaki özelge metni aşağıdadır.

Sayı : 27575268-105[2013-370]]-432                                                                      Tarih: 18/04/2014

Konu: Özel hesap döneminde elektronik defter uygulaması hk.

İlgi özelge talep formunuzda; … Vergi Dairesi Müdürlüğünün … vergi numaralı mükellefi olarak 01 Ekim/ 30 Eylül tarihleri arasında özel hesap dönemine tabi olduğunuz, ilgili birimlere e-fatura ve Mali Mühür başvurusu yapıldığı, e-defter uygulamasına 01/01/2014 tarihi itibariyle başlanması ve 2013/ Ekim-Kasım-Aralık ayları itibariyle e-defter kullanımının mümkün bulunmadığı belirtilerek, Eylül ayı içerisinde kağıt ortamında notere defter tasdik ettirilerek kullanılmasının mümkün olup olmadığı hususlarında Başkanlığımız görüşü talep edilmiştir.

Bilindiği üzere; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 174’üncü maddesinde; “Defterler hesap dönemi itibariyle tutulur. Kayıtlar her hesap dönemi sonunda kapatılır ve ertesi dönem başında yeniden açılır.

Hesap dönemi normal olarak takvim yılıdır.

Şu kadar ki, takvim yılı dönemi faaliyet ve muamelelerinin mahiyetine uygun bulunmayanlar için, bunların müracaatı üzerine Maliye Bakanlığı 12’şer aylık özel hesap dönemleri belli edebilir.

…hükmü yer almaktadır.

Aynı Kanunun 221’inci maddesinin 2’inci bendinde ise; hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda defter tasdik ettirecekleri hükme bağlanmıştır.

Diğer taraftan; mezkur Kanunun mükerrer 257’nci maddesinin birinci fıkrasının 3’üncü bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

Aynı Kanunun mükerrer 242’nci maddesinin ikinci fıkrası ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu belirtilmiştir.

Konuyla ilgili olarak yayımlanan 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile anonim ve limited şirketlerin elektronik fatura oluşturmalarına, alıcısına iletmelerine, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmelerine izin verildiği, 416 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Kanunun 232’nci maddesi kapsamında fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflere elektronik fatura uygulamasından yararlanma hakkı tanındığı,

421 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde ise; 04/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanların, 06/06/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanların,

elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiş ve elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurulması gerekmektedir.), elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı (Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01/09/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.) içerisinde geçmelerinin zorunluluk kapsamına alındığı hükme bağlanmıştır.

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek elektronik defter kullanımına izni verildiği, tüzel kişi mükelleflerin ise 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması gerektiği belirtilmiştir.

Öte yandan, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair yayımlanan 2 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinin 4.Maddesinde de “Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.” hükmü yer almaktadır.

Ayrıca, 67 Seri No.lu Vergi Usul Kanunu Sirkülerinde;

“421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

1. a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren,
2. b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
3. c) Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde,

elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan hükümlere göre; elektronik defter uygulamasından yararlanma iznine sahip olmanız halinde, ara dönemde de e-Defter Uygulamasına geçilebilmesi imkan dahilinde olmakla birlikte 01/10/-30/09 özel hesap dönemine tabi olarak 2014 yılında kullanılacak defterlerin Eylül/2013 tarihi içerisinde tasdik ettirilmesinin zorunlu olması ve elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı içerisinde geçilmesi nedeniyle 01/10/2013-30/09/2014 özel hesap dönemine ilişkin olarak kullanılacak defterlerin notere kağıt ortamında tasdik ettirilmesi mümkün bulunmaktadır.

 

8.2.E-DEFTERE GEÇİŞ

Bu konudaki özelge metni aşağıdadır.

Sayı: 11395140-105[Mük 257-2012/VUK-1- . . .]-1502                                    Tarih: 17/09/2013

Konu: E-fatura ve e-defter uygulama zorunluluğu olup olmadığı.

İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda; 20/11/1981 tarih ve 2560 sayılı Kanun ile kurulmuş kamu tüzel kişiliğine haiz … Vergi Dairesi … vergi kimlik numaralı, … Büyükşehir Belediye Başkanlığına bağlı müstakil bütçeli kurum olduğunuz, … Büyükşehir Belediyesinin su ve kanalizasyon hizmetlerini yürüttüğünüz, kurumlar vergisinden muaf olduğunuz dolayısıyla Vergi Usul Kanunu Belge Basım Yönetmeliği hükümlerine de tabi bulunmadığınız, 2011 takvim yılında 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğden belirtilen mükelleflerden mal alışınızın bulunduğu, brüt satış hasılatınızın da anılan Tebliğde belirtilen tutarları geçtiği,

Bununla birlikte; anılan Tebliğ’de 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kurumlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmadığı belirtilerek, kurumunuzun elektronik defter ve elektronik fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunup bulunmadığı hususunda tereddüdünüz hasıl olduğundan bahisle Başkanlığımızın görüşlerinin talep edildiği anlaşılmıştır.

421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile ;

– Tebliğin yayımlandığı tarih itibariyle 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden,

– 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek olan,

– 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek olan,

Mükelleflere elektronik fatura kullanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu getirilmiştir.

Anılan Tebliğin “Kapsama Giren Mükellefler” başlıklı 3.1.2 nci bölümünde; “Bu Tebliğ kapsamında zorunluluk getirilen mükelleflerden mal alan 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.” denilmiştir.

5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunun 2’inci Maddesinde “İktisadî kamu kuruluşları: Devlete, il özel idarelerine, belediyelere, diğer kamu idarelerine ve kuruluşlarına ait veya bağlı olup, faaliyetleri devamlı bulunan ve birinci ve ikinci fıkralar dışında kalan ticarî, sınaî ve ziraî işletmeler iktisadî kamu kuruluşudur.” hükmü yer almaktadır.

Buna göre, 20/11/1981 tarih ve 2560 sayılı Kanun ile kurulmuş ve kamu tüzel kişiliğine haiz olan … Büyükşehir Belediyesinin su ve kanalizasyon hizmetlerini yürüten kurumunuz iktisadi kamu kuruluşu kapsamında olduğundan (5520 Sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 2. Maddesinin birinci ve ikinci fıkraları dışında kaldığından) elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmamaktadır.

Yukarıdaki özelge incelendiğinde kamu kurum ve kuruluşlarının e-fatura ve e-defter uygulamalarına geçme yükümlülüğünün olmaması önemli bir eksikliktir. Örneğin sadece kamuya iş yapan bir şirket hiç e-fatura düzenleyemeyecektir. Sadece e-fatura almak üzere sisteme kayıt olmuş bulunacaktır.

9.E-DEFTERE İLİŞKİN ELEŞTİRİLERİMİZ

 

E-defter sisteminde her belgeye bir fiş istenmesi muhasebe iş yükünü gereksiz yere arttırmaktadır. Ayrıca ödeme türü şeklinde muhasebe kaydından zaten kolayca anlaşılan bir bilginin tekrar üretilmesi yine iş yükünü arttırmaktadır. Benzer şekilde her aya ilişkin beratların alınması zorunluluğu da yine muhasebe iş yükünü arttırmaktadır. Her ay yerine geçici vergi dönemleri itibarıyla beratlar üçer aylık alınabilir. Teknolojinin iş yükünü arttırması değil azaltması beklenir. E-defter sisteminde ise muhasebe iş yükünün artması şeklinde olumsuz bir sonuç meydana gelmektedir.

3568 sayılı meslek yasamıza göre SMMM ünvanına sahip meslek mensupları defter tutabilirken YMM ünvanına sahip meslek mensupları defter tutamazlar. E-defter sistemi kurgulanırken bu ayırım ihmal edilmiş ve YMM’ler tarafından e-defter oluşturulmasını önleyecek bir kontrol mekanizması sisteme entegre edilmemiştir.

E-defter içerik bilgilerinin sistemde bulunmaması e-defterin sisteme yüklenmesi sırasında bir takım hataların oluşmasına yol açabilir. E-defterde yüklenen beratlara ait defterlerin birbirini takip eder şekilde olduğunun sistem üzerinden sorgulanabilmesi gerekir. Bütün bu kontrolleri sadece muhasebe yazılımlarının yapmasını beklemek hatalara davetiye çıkarabilir.

10. E-DEFTER BERAT İLİŞKİSİ

e-defter kayıtları sisteme yüklenmemekte ve Maliye Bakanlığı tarafından kayıt içerikleri doğrudan görülememektedir. Hal böyle olunca kayıtların değiştirilmediğinin garanti altına alınabilmesi için e-defter kayıtlarına göre oluşturulan bir kod (şifreleme sistemi) içeren beratlar önemli bir hal almaktadır. Defter ve berat dosyalarının ayrı ayrı herhangi bir geçerliliği olmayıp birlikte ibraz edilmeleri çok önemlidir.

e-defter kayıtlarının ibrazında e-defterle birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı berat dosyasının da ibraz edilmesi gerekmektedir. E-defter uygulamasının muhasebe ve vergi kültürümüzde uzun süredir alışılagelen yıllık bazda değil de aylık bazda oluşturulması aylık berat dosyalarının önemini arttırmaktadır. Hangi aya ait defter ibraz ediliyorsa o aya ait berat dosyasının da ibraz edilmesi gerekir.

Ocak, şubat, mart gibi peşe peşe alınması gereken berat dosyalarından ocak zamanında alınmış olmasına rağmen şubat beratı unutulursa ve yine mart beratı zamanında alınırsa ne olacaktır? Bilindiği üzere ocak ayı beratı aynı anda açılış tasdiki anlamına da gelmektedir. Bu durumda mükellefin ilgili yıl defter tasdikini yaptığının kabul edilmesi gerekir. Ancak şubat beratı olmadığına göre şubat kayıtları tasdiksiz mi kamış olacaktır? En azından KDV kanununda yer aldığı gibi şubat faturaları usulüne uygun olarak e-deftere intikal ettirilmediğinden alış ve giderlere ait indirilecek kdv ret mi olunacaktır? Mart ayı beratı zamanında alındığına göre geçici vergi veya yıllık vergi uygulaması açısından gelir ve giderler de nasıl bir değerlendirme yapılmalıdır? Tüm bu soruların cevabı uygulama sırasında netlik kazanacak ve açılacak davalarla bir sonuca bağlanacaktır.  Bu sebeple e-defterde berat alınırken ay atlanmamalı o ayın kayıtları olmasa da yani defter boş bile olsa berat dosyası alınmalıdır.

Uygulamada çok sık görülmese de şube bazıda defter tutuluyor ise her şubenin defterinin tekil numarası kendi içinde sıra numarası takip ederek artmalıdır.

Elektronik deftere ilişkin kayıtların yeni e-deftere geçen firmalarla beraber 50.000 firma tarafından oluşturulması beraberinde bazı sorunları meydana getirmiştir. Elektronik defterde temel kural olarak her belgeye ayrı bir muhasebe kaydı uygulaması getirilmesi Mali Müşavirlerin iş yükünü çok arttırmıştır. Elektronik defterde şu bilgilerin her muhasebe kaydında yer alması gerekmektedir.

1. a)  Belge Tarihi
2. b)  Ödeme Türü
3. c)  Belge Numarası
4. d)  Belge Tipi
5. e)  Açıklama

 

Belge tarihi için muhasebe kaydının tarihi ile belge tarihi aynı mı olacak sorusu tarafımıza sıklıkla sorulmaktadır.  Ancak e-defter uygulama klavuzunda böyle bir şart bulunmamaktadır. Ödeme türü ise en komik alanlardan birisidir. Her muhasebe kaydında muhasebeden birazcık anlayan birisi 100 KASA hesap kodunu görünce nakit ödeme yapıldığını anlayabilir. Ödeme türünün ille de e-defter kayıtlarında yer almasını istemek tamamen mantıksızdır. Belge numarası bilgisi ise ayrı bir problem konusudur. Maliye Bakanlığı her e-defter kaydına esas olan icmal belgesinde icmal belge numarası istemektedir. İcmallere nasıl numara verileceği, örneğin numara sırası atlanırsa ne olacağı kısımları boşluktadır. E-defter klavuzunda icmal numarası verilmesi çok zorlama bir yorumla muhasebenin temel kavramlarından tutarlılık kavramına dayandırılmıştır. Bu kavramın icmal belgesi numaralarına bağlanması oldukça zordur. Belge tipi ise yine e-defter kayıtlarında en sıkıntılı konulardan birisidir. Gelir İdaresi Başkanlığının yayımlandığı kılavuzda  aşağıdaki sekiz belge tipi tanımlanmıştır.

1-Çek

2-Fatura

3-Müşteri Sipariş Belgesi

4-Satıcı Sipariş Belgesi

5-Senet

6-Navlun

7-Makbuz

8-Diğer (Belge açıklaması kısmına, Serbest Meslek Makbuzu, Gider Pusulası, Sigorta Poliçesi, Ücret Bordrosu, Teminat Mektubu, Perakende Satış Fişi gibi belge türü ayrıca yazılır.) Muhasebe kayıtlarında yer alan birinci belge tipinin fatura olduğunu herkes bilir. Çekin birinci belge tipi olarak yazılmasının esas nedeni kopyala yapıştır şeklinde yurtdışı uygulamalarını ülkemize aynen taşıma isteğidir. Müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi ülkemizde muhasebe uygulamalarında kullanılan belgeler değildir hatta bu belgelerin Vergi Usul Kanunu’nda bir karşılığı, bir tanımı dahi yoktur. Yine diğer belge tipi olarak tanımlanan ücret bordrosu bilindiği üzere her ay hazırlanmaktadır. Yani hiç kullanılmayan belgeler 3 veya 4’ncü sırayı alırken çoğu işletmede her ay düzenli hazırlanan bir belgenin tipi diğer şeklinde son sırada yer almıştır. E-defter kayıtlarında yer alması gereken son bilgi açıklamadır. Açıklamada klavuzda yer alan bir şart diğer belge tipi seçildiğinde bunun ne belgesi olduğunun açıkça yazılması gerektiği şeklindedir.

 

Elektronik uygulamalar insanların hayatını kolaylaştırıyor, hataları engelliyor ve kendilerine daha çok zaman ayırmalarına neden oluyorsa kıymetlidir. E-defteri uygulamaları mali müşavirlerin hayatını kolaylaştırmamakta aksine zorlaştırmaktadır. Her belgeye bir muhasebe kaydı ısrarı oldukça gereksizdir. E-defter beratlarının şirketler için açılış ve kapanış beratlarının aynı anda alınması da her ay bir berat istenmesi de mutlaka yeniden değerlendirilmesi gereken bir husustur. 12 berat yerine yılda 4 berat istenmesi uygulamanın sağlıklı yürümesi için yeterlidir. Bir diğer sıkıntı ise beratlardan birisinin süresinde alınması unutulursa ne olacaktır? sorusunun net bir yanıtının olmamasıdır. Yürürlükteki vergi hukuku hükümlerine göre tek bir ay beratın alınmamasının sonuçları çok ağırdır.

 

Muhasebe örnek kayıtlarına ayrı bir başlık altında yer vereceğiz. Üniversitelerin muhasebe bölümlerinde “E-Defter Genel Muhasebe Uygulamaları” dersinin eklenmesi gerekecek kadar çok kural getirilmesi e-defteri amacından saptırmaktadır. Mali müşavir meslektaşlarımızdan yüzlerce diyebileceğimiz sorular konunun uzmanlarının dahi e-defterde ne kadar çok tereddüte düştüklerini göstermektedir.

 

Elektronik defter uygulamasında eskiden olduğu gibi noter onaylı defter bulunmadığından kağıt çıktılar geçersizdir. Benzer şekilde e-defter beratları da elektronik ortamda saklanmalı ve ibraz edilmelidir. Beratların kağıt çıktıları da geçersizdir. Vergi inceleme elemanına, SGK müfettişlerine, Bilirkişilere veya diğer ilgililere e-defter ve beratları aynı anda ve elektronik ortamda ibraz edilecektir. Bu kişiler,  mükellefin ibraz ettiği e-defter ve beratını aldıktan sonra, beratın bu e-deftere ait olup olmadığını “e-defter görüntüleme aracı” ile teyit edecektir.

 

Görüntüleme aracı ile:

• e-defterin firma mali mührünün doğru olup olmadığı,
• e-defter beratında bulunan mükellef mali mührünün doğru olup olmadığı,
• e-defterde bulunan mükellef mührü ile e-defter beratında bulunan deftere ait imza veya mühür değerinin birbiri ile eşleşip eşleşmediği,
• e-defter beratında bulunan GİB mali mührünün doğru olup olmadığı,

hususları mutlaka değerlendirilecektir. Bu sebeple elektronik defterin geçerli olabilmesi her aya ait beratların düzenli olarak alınması ve elektronik ortamda birazına bağlıdır.

 

Beratların alınmaması veya berat alınmasının unutulması durumunda hangi cezalar söz konusudur. Bu konuda çoğu meslektaşımızın ve mükelleflerin tereddütleri bulunmaktadır. Elektronik defterde esas olan aylık olarak oluşturmak ve takip eden üçüncü ay sonuna kadar paketleri GİB sistemine yüklenip berat dosyası almaktır. Sisteme tek seferde yüklenecek dosya boyutu 200 MB ile sınırlı, eğer bu boyutu aşan defter dosyaları varsa parçalara bölünmesi ve her bir parçanın ayrı ayrı onayının alınması gerekir. Hesap döneminin ilk ay beratı açılış tasdiki, son ay beratı kapanış tasdiki yerine geçer. Açılış ve kapanış beratları alınmadığı taktirde 4.000,00 TL cezası bulunmaktadır.

 

Elektronik deftere ilişkin olarak getirilen zorunluluklara uymayanlar, beratlarını zamanında almayanlar hakkında 213 sayılı VUK’nun ceza hükümleri tatbik olunur. Bunları kısaca özetleyelim.

 

213. a) E-defter zorunluluğu getirilen mükellefler artık kağıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılacaklardır. Ayrıca kağıt defter tuttukları tespit olunursa 213.s VUK’nun 359.maddesindeki “vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydetme”(çift defter) fiili işlenmiş olacaktır. Özellikle uygulamada bazı müfettişlerin “ben elektronik defterden anlamam bana yine eskisi gibi kağıt çıktı getirin” dedikleri görülmektedir. Kesinlikle çıktı bile olsa kağıt defter ibraz edilmemesi gerekir.
214. b) E-Fatura ve e-deftere ilişkin getirilen zorunluluklara uymayanlara V.U.K. Madde 355’e göre Özel Usulsüzlük Cezası kesilecektir.
215. c) Beratın alınmaması defterin tutulmadığı anlamına geleceğinden yasal defterlerden birinin tutulmamış olmasının 213 s. VUK’nda resen takdir nedeni sayılması nedeniyle mükellefin takdire sevk işlemi vergi idaresince gerçekleştirilecektir. Resen takdire sevk ise  2 kat birinci derece  usulsüzlük cezası kesilmesine yol açacaktır.
216. d)    Berat alınmaması usulüne uygun defter tutulmadığı anlamına geleceğinden firmanın alış ve gider belgelerindeki KDV indirimleri reddi sonucunu doğuracaktır.
217. e) Vergi Kanunlarına göre tutulan veya düzenlenen ve saklama ve ibraz mecburiyeti bulunan e-defterlerin gizlenmesi, kaçakçılık suçunu oluşturmaktadır. Bunun yaptırımı da 18 aydan 3 yıla kadar hapis cezasıdır (VUK md. 359/a). Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabitolduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, gizleme suçu olarak kabul edilmektedir. Açılış onayı (ilk ay beratı) olan, kapanış onayı (son ay beratı) olan bir e-defterin ibraz edilememesi ayrıca gizleme suçu olarak değerlendirilebilecektir.
218. f) Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut bu Kanuna uygun saklanmaması hallerinde üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezası (TTK Md.562/6) kesilmesini gerektirir.

Son söz olarak elektronik uygulamalar şakaya gelmez. Mutlaka meslektaşlarımızın e-defter ve e-fatura konularında bilgi sahibi olmaları gerekmektedir. Bu konuda yetişmiş personel eksikliği, eğitimlerin azlığı veya sadece farkındalık eğitimleri olmaları gibi hususlar bu konuda cezalara muhatap olunacağını göstermektedir. Özellikle Maliye idaresi tarafından uygulamanın sık sık değiştirilmesi verilen özelgeler arasındaki tezatlar, konunun kanun yerine ikincil düzenlemelerle belirlenmesi e-defter, e-fatura davalarının artacağını göstermektedir. Bu konuda odalarımıza büyük görevler düşmektedir.  Kısaca berat almadan önce yapılması gerekenleri değerlendirelim.

 

A-) E-defter Teknik Yapısı İle İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler

 

E defter uygulama klavuzunda yer alan ve dikkat edilmesi gereken temel hususlar şunlardır:

1.E-defter ve beratları aylık olarak oluşturulmalıdır. İzleyen üçüncü ayın sonuna kadar berat alınması zorunluluğu bulunduğundan Ocak 2016 beratları Nisan 2016 sonun kadar alınmalıdır.

2.Defteri Kebirin beratı ayrı yevmiye defterinin beratı ayrıdır.

3.Defterin boyutu 200 mb geçiyorsa defter bölünmelidir. Örneğin 01 Ocak 20 ocak birinci parça 21 ocak 31 ocak ikinci parça olmalıdır. Yevmiye defteri 01.01.2016-20.01.2016 şeklinde bölünmüş ise defteri kebirde aynı paralellikte 01.01.2016-20.01.2016 diye bölünmelidir.

4.E-defter işleme kurallarına uyulmamış ise berat dosyasını oluşturamaz ve hata mesajı ile karşılaşırsınız.

4.1.Her belge ayrı bir yevmiye maddesine işlenmelidir.

4.2.Masraf listelerinde yer alan fatura ve benzeri belgeler ayıklanmalı ve ayrıca kayıtlanmalıdır.

4.3.Belge tipi, ödeme türü, belge no açıklamaları bütün muhasebe kayıtlarında yer almalıdır.

4.4.Belge tipi diğer seçildiğinde “serbest meslek makbuzu” gibi açıklamalarda diğerin ne olduğu yazılmalıdır.

4.5.İcmal listeleri işlenirken çek bordrosu, ücret bordrosu, senet bordrosu gibi belge türü çek, senet yerine diğer seçilmelidir.

4.6.Perakende satış fişleri icmal listesi ile topluca işlenebilir.

4.7.E Arşiv mükellefleri 50 adedi geçmemek üzere bir fişte birden çok belge işleyebilirler.

 

B-) Muhasebe Kayıtları İle İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler

 

Berat alındıktan sonra e-defterde değişiklik yapılamayacak olması nedeniyle dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır.

 

1.Aylık KDV, kira, ücret tahakkukları yapılmalıdır.

2.Yevmiye fiş numaraları tekrar sıralanmalıdır.

3.Ters bakiye veren hesaplar düzeltilmelidir.

4.Kapanış işlemleri yapılması zorunlu değildir.

5.Dönemsellik ilkesi gereği yapılması gereken işlemler ve kayıtlar yapılmalıdır.

6.Muhasebe kayıtlarında berat alındıktan sonra değişiklik yapılamayacağından düzeltme kayıtları daha sıklıkla kullanılacaktır.

 

Berat alınmamasının kdv indirimlerinin reddine kadar varan ağır yaptırımları olması nedeniyle berat alınması işlemine özel bir önem verilmelidir. Ayrıca beratlar elektronik ortamda saklanacaktır. Elektronik defter kayıtlarının yedeklenmesine de önem vermek gerekir.

 

Elektronik defter ve elektronik fatura ticari hayata gireli çok zaman olmadı. Ancak mükellefler, gerekli alt yapı hazır olmadan yetişmiş personel istihdam edemeden veya mevcut insan kaynaklarına gerekli eğitimleri veremeden bu sisteme geçmek zorunda kaldılar. E-fatura, e-defter, e-arşiv fatura ve e-bilet derken bu elektronik vergisel uygulamalar gerçekten karmaşık bir hal aldı. Vergi Usul Kanunu’nun 242’nci maddesi uygulama ile ilgili düzenleme yapma yetkisini Maliye Bakanlığı’na bırakmıştır. Maliye Bakanlığı da sık sık bu yetkisini kullanarak değişiklikler yapmış, uygulama klavuzlarını, uygulama esaslarını değiştirmiştir. Bu kadar sık değişiklik yapılınca Yeminli Mali Müşavirler, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Bağımsız Denetçiler gibi uygulamanın birebir içerisinde olan uzman kişiler dahi elektronik uygulamalarda tereddüde düşer hale geldiler.

 

Şirketler, ticaretle uğraşanlar, vergi mükellefleri ticari hayatın bir parçası haline gelen elektronik fatura uygulamalarının hukuksal boyutunu özümsemekte çok zorlanmadılar. İcra işlemlerinde, ticaret davalarında e-fatura sağlıklı bir şekilde kullanılır oldu. Bilirkişiler e-fatura konularında ihtiyaca cevap verebilecek durumdalar. Ancak e-deftere gelince durum aynıdır demek çok zor. Bunu temel nedeni e-defter tutma kuralları o kadar karmaşık ve ayrıntılı ki bir işletmenin muhasebe biriminin iş yükünü gereksiz yere on katına çıkarmaktadır. Böyle olunca da  e defter muhasebe ücretleri artmakta, bu yüksek ücretleri vermek istemeyen mükellefler ise bünyelerinde bir mali müşavir çalıştırma yoluna gitmektedirler.

 

Her belgeye bir yevmiye kaydının yapılmasının istenmesi e defteri gereksiz yere şişirmekte ve klasik şekilde kontrol yapılmak istendiğinde uzun süreler e-defter kayıtlarının incelenmesi zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Yeni Türk Ticaret Kanunu 64’ncü maddesinde e-deftere izin vermiştir. İki kanun maddesi ve tebliğler ile uygulama sürmektedir. Mükellefler şüpheye düştükleri konularda e-defter ve e-fatura için Maliye Bakanlığı’ndan özelgeler (yazılı görüş) almaktadırlar. Hukuki mevzuat bu kadar sığ bir alanda döndüğü için e-defter, e-fatura konularında mükellefler ile vergi inceleme elemanları yüz yüze gelmektedirler. Konuyla ilgili vergi davalarının açılması, Danıştay Kararlarının ortaya çıkması ile uygulama daha sağlıklı bir hale gelebilecektir. Şu an Maliye Bakanlığı’nın bürokratlarınca yürütülen uygulamada vergi mükellefleri yönünden olaya pek bakılmamakta aşırı Hazineci bir yaklaşımla uygulama yürütülmeye çalışılmaktadır. Üstelik hukuki mevzuat çok sağlıklı olmadığı için e-defter ve e-fatura mevzuatı ile Vergi Usul Kanunu ve diğer kanunlar pek çok arasında uyumsuzluk ortaya çıkmaktadır.

 

Maliye Bakanlığı bilgisayar yazılım firmalarına özel entegratörlük yani e-defter ve e-fatura uygulamalarına aracılık yetkisi vermiş ama sorumluluk bunlardan hizmet alan mükelleflerdedir demiştir. Özel entegratörün yazılımından, bilgisayar sisteminden kaynaklanan bir durumda dahi sorumluluğu mükellefe yüklemek ne kadar anlamlıdır o tartışılır. Benzer şekilde Maliye Bakanlığı bilgisayar yazılım firmalarına “saklama” hizmeti verme yetkisi vermiş yine sorumluluk bunlardan hizmet alan mükelleflerdedir demiştir. Anadolu’da çok sık kullanılan bir söz “Davul bende tokmak sende nasıl bir ses çıkacak merak ediyorum bende”  şeklindedir.

 

E-defter ve e-fatura vergi uygulamalarının dayandığı temel açısından çok önemlidir ve vergi cezalarının büyük çoğunluğu bu iki kavram üzerinden ortaya çıkmaktadır. E-defterde Maliye Bakanlığı’na e-defterler yerine defterdeki bilgilerin değiştirilmediğini gösteren bir şifreleme bilgisi yüklenerek berat dosyaları alınmaktadır. Böylelikle e-defterler noter tasdikli defterlere yazılan kayıtlar gibi değiştirilememektedir. Uygulamada vergi davası oluşturması kesin gözüken hususlar şunlardır:

 

1-) Ocak ayının beratı alınmış ama örneğin şubat ayı unutulmuş ve mart ayının beratı alınmış ise ne olacak? Yani bir ayın beratı hiç alınmaz veya geç alınırsa bunun vergisel sonuçları ne olacaktır?

2-) E-defter yerine kağıt defter tutarsam veya e-fatura yerine kağıt fatura kesersem bunun yaptırımı ne olacaktır?

3-) Sırf e-defter beratı almadım diye ödediğim ve faturalarda gösterilen katma değer vergilerinin tamamı ret olunabilir mi?

4-) Bir yevmiye kaydına birden çok belgeyi kaydettiğim tespit edilirse ne olacak?

 

Vergi Usul Kanunu’nun 3’ncü maddesine göre vergilendirmede vergiyi doğuran olayın gerçek mahiyeti esastır. Sırf şekilsel bir yükümlülük eksik yerine getirildi diye örneğin bir ayın beratı alınmadı diye mükellefler defter ve belgeleri gizlemekten Cumhuriyet Savcılığı’na verilebilir mi? Bu şekilde bir hapis cezası ile karşı karşıya kalan mükellef bir daha ülkemizde yatırım yapar yanında işçi çalıştırır mı? Vergi ile ilgili olaylar ciddidir ve hukuki sonuçları çok ağır olabilir. Bu sebeple elektronik uygulamalara ilişkin düzenlemelerin belirli bir seviyede de olsa kanunla düzenlenmesi gerekir. Kanunlar hazırlanırken mutlaka uygulamacılardan görüş alınmalı ve ticari hayat sekteye uğratılmamalıdır.

 

11. E-DEFTER KAYIT ÖRNEKLERİ

 

e-deftere ilişkin kayıt örneklerini e-defter uygulama klavuzunda yer alan bilgilere göre vereceğiz. Ancak uygulamada klavuzların sık sık değiştiği hususunu muhasebe mesleğine gönül verenlerin unutmaması gerekir. Kitabın yayına hazırlandığı andaki son sisteme göre bu kayıtlar hazırlanmıştır.

19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:

1. a) Madde sıra numarası,
2. b) Tarih,
3. c) Borçlu hesap,

ç) Alacaklı hesap,

1. d) Tutar,
2. e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.” hükmü bulunmaktadır.

Belge tipleri klavuzda 8 adet olarak belirtilmiştir. Bunlar;

1-Çek

2-Fatura

3-Müşteri Sipariş Belgesi

4-Satıcı Sipariş Belgesi

5-Senet

6-Navlun

7-Makbuz

8-Diğer

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem yukarıda sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması bu tablo da belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “fatura” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “fatura” belge tipi kullanılamaz. Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “fatura” olarak değil; “diğer” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır.

İlk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Belge açıklama alanı, serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır.

Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “other(diğer)” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır.

Örnek 1: 500.000,00 +KDV bedelle veresiye demir alınmış olup karşı firma e-fatura düzenlemiştir.

———–   /   / ————

153 Ticari Mallar                                               100.000,00

153.01.001 Muhtelif İnş. Malzemesi

191 İndirilecek KDV                                            18.000,00

                   320 Satıcılar                                                                  118.000,00

Ödeme Türü: Cari Hesap

Belge Tarihi : E-Fatura Tarihi

Belge No   : ID Numarası

Belge Tipi    : 2-Fatura

Açıklama     : A Firmasından Alınan Temel E-Fatura

———–   /   / ————

Belge numarası ve Belge tarihi, elektronik defter xml’inde sırasıyla documentnumber ve documentdate alanlarına karşılık gelmektedir. Bu elemanlar yevmiye maddesine kaynak teşkil eden belgenin numarasını ve tarihini gösteren elemanlardır. Dolayısıyla yevmiye kaydına ait tarih ve numara ile belgeye ait numara ve tarih farklı olabilir.

Kayda esas belgenin üzerinde kendine ait numara ve tarih var ise, documentnumber(belge numarası) ve documentdate(belge tarihi) alanlarına belge üzerindeki bilgiler yazılmalı, bu bilgiler yerine muhasebe fişinin tarihi ve numarası yazılmamalıdır.

Bilindiği üzere e-Defter uygulamasında faturalar, “18. Belge Tipi” başlığında açıklandığı gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak e-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile yazılı talep üzerine Başkanlıkça uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler e-defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla faturayı kapsayacak şekilde yevmiye kaydı yapabilirler. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Arşiv fatura icmali” olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-arşiv raporu formatında ve aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.

Örnek 2: İşletmeye 500,00 TL+KDV e-arşiv fatura şeklinde telefon faturası gelmiştir. Not. Özel iletişim vergisi kaydı ihmal edilecektir.

———–   /   / ————

770 Genel Yönetim Giderleri                               500,00

770.03.001 Haberleşme Giderleri

191 İndirilecek KDV                                              90,00

                        102 Bankalar                                                     590,00

Ödeme Türü: Banka

Belge Tarihi : E-Arşiv Fatura Tarihi

Belge No      : ID Numarası 2015-101221112

Belge Tipi    : 2-Fatura

Açıklama     : Türk Telekom Faturası

———–   /   / ————

Bununla birlikte, muhasebe kaydına konu edilecek faturaların aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır. Burada açıkça belirtilmediği için sadece e-arşiv fatura kullanıcılarının 50 adet gider ve alış faturasını bir fişe işlemelerini tavsiye ederiz. Oysa e-fatura veya e-arşiv fatura gelir ile ilgilidir ve giderler üzerinde bir etkisi yoktur. Bu şekilde bir ayrışma tamamen suni olup Gelir İdaresi Açısından veya vergisel yönden herhangi bir değişiklik meydana getirmemektedir.

E-arşiv gelir faturalarının kaydında da özellikli bir durum söz konusudur. E arşiv kullanıcısı olmak şartıyla;

1. Abonelik esasına göre çalışan firmalar
2. Kargo Şirketleri
3. Yazılı talepleri uygun görülen firmalar

gelir faturalarını icmal listesi haline getirerek müteselsil numara, tarih vererek imza ve kaşeli icmal listeleri aracılığıyla birden çok gelir faturasını tek bir fişe işleyebilirler. Bu icmal kaydında belge tipi diğer seçilmelidir.

Örnek 3: Müstahsil makbuzu ile 1.000,00 TL’lik bir tarımsa ürün alınmış olup alınan ürün için %4 stopaj kesintisi yapılmıştır.

 

———–   /   / ————

153 Ticari Mallar                                                        1.000,00

153.01.001 Tarımsal Ürün

                                360 Ödenecek Vergi ve Fonlar                         40,00

                                100 Kasa                                                             960,00

 

Ödeme Türü: Nakit

Belge Tarihi : Müstahsil Makbuzu Tarihi

Belge No     : Müstahsil Makbuzu Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Müstahsil Makbuzu

———–   /   / ————

 

 

 

 

Örnek 4: Gider pusulası ile 1.000,00 TL ile mal alınmış %5 stopaj kesintisi yapılmıştır.

———–   /   / ————

153 Ticari Mallar                                                        1.000,00

153.01.001 Mal Alımı

                                360 Ödenecek Vergi ve Fonlar                         50,00

                                100 Kasa                                                             950,00

 

Ödeme Türü: Nakit

Belge Tarihi : Gider Pusulası Tarihi

Belge No     : Gider Pusulası Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Gider Pusulası

———–   /   / ————

Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Örnek 5: Serbest meslek makbuzu karşılığı brüt 2.000,00 TL muhasebe ücreti ödenmiştir.

———–   /   / ————

770 Genel Yönetim Giderleri                                    2.000,00

770.03.003 Muhasebe Hizmeti

191 İndirilecek KDV                                                      360,00

191.01 %18 Oranlı KDV

                                360 Ödenecek Vergi ve Fonlar                      400,00

                                100 Kasa                                                         1.960,00

 

Ödeme Türü: Nakit

Belge Tarihi : SMMM Makbuzu Tarihi

Belge No     : SMMM Makbuzu Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : SMMM Makbuzu

———–   /   / ————

VUK kapsamında gider yazılabilecek mahiyeti taşıyan perakende satış fişleri (VUK Kanunu Genel Tebliğleri ile perakende satış fişi ile tevsik edilebilmesine izin verilen giderlere ait fişler) ayrı ayrı muhasebe kaydına konu edilebileceği gibi en fazla 10 ‘ar günlük muhasebe kayıt periyodu dikkate alınıp bir icmal oluşturularak muhasebe kaydına konu edilmesi de mümkündür. Bu icmal muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Perakende Satış Vesikaları ile Tevsik Edilen Giderler İcmali” olarak kaydı yapılır. Hazırlanan icmalin asgari olarak aşağıdaki bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir.

İcmal kapsamında bulunan belgelerin muhasebe kaydının, Vergi Usul Kanunu ile belirlenen sürelerde yapılmasını temin edecek şekilde, icmalin oluşturulması ve muhasebe kaydına konu edilmesi gereği tabiidir.

 

 

 

 

 

 

Örnek 6: Perakende satış fişi karşılığı olarak 500,00 +KDV akaryakıt alınmıştır.

———–   /   / ————

770 Genel Yönetim Giderleri                                       500,00

770.03.003 Akaryakıt Alımı

191 İndirilecek KDV                                                        90,00

191.01 %18 Oranlı KDV

                                        100 Kasa                                                      590,00

 

Ödeme Türü: Nakit

Belge Tarihi : Perakende Satış Fişi Tarihi

Belge No     : Perakende Satış Fişi Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Perakende Satış Fişi

———–   /   / ————

Örnek 7: İşletme sözleşme yapmak için Ziraat Bankası’ndan 100.000.000,00 TL teminat mektubu alarak D.S.İ. kurumuna vermiştir.

———–   /   / ————

980 Teminat Mektubundan Alacaklılar             100.000.000,00

980.07.001 D.S.İ.

                                981 Teminat Mektubundan Borçlular              100.000.000,00

                                981.07.001 Ziraat Bankası

Ödeme Türü: Boş

Belge Tarihi : Teminat Mektubu Tarihi

Belge No     : Teminat Mektubu Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Teminat Mektubu

———–   /   / ————

Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir.

Örnek 8: İşletme aldığı teminat mektubu komisyonu olarak BSMV dahil 1.050,00 TL ödemiştir.

———–   /   / ————

780 Finansman Giderleri                                 1.000,00

780.07.001 Teminat Mektubu Komisyonu

780.07.002 B.S.M.V                                                50,00

                                102 Bankalar                                                      1.050,00

                                102.01.001 Ziraat Bankası

Ödeme Türü: Banka

Belge Tarihi : Dekont Tarihi

Belge No     : Dekont Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Dekont

———–   /   / ————

Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

 

 

 

 

 

Örnek 9: İşletme aldığı teminat mektubu komisyonu olarak BSMV dahil 1.050,00 TL ödemiştir. Ayrıca yine aynı bankadan 50.000,00 TL havale yapmıştır. Tek fişte yapılacak e-defter kaydı şöyle olacaktır.

———–   /   / ————

780 Finansman Giderleri                                 1.000,00

780.07.001 Teminat Mektubu Komisyonu

780.07.002 B.S.M.V                                                50,00

                                102 Bankalar                                                      1.050,00

                                102.01.001 Ziraat Bankası

320 Satıcılar                                                        50.000,00

                                  102 Bankalar                                                      50.000,00

                                102.01.001 Ziraat Bankası

Ödeme Türü: Boş

Belge Tarihi : Muhasebe Fişi Tarihi

Belge No     : Muhasebe Fişi Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Muhasebe Fişi

———–   /   / ————

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.

Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır.

• Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır.
• Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.
• Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Örnek 10: İşletme personeli aldığı 590 TL avans karşılığı aldığı perakende satış fişini masraf listesi ile işletmeye bildirmiştir.

———–   /   / ————

770 Genel Yönetim Giderleri                                      500,00

770.03.003 Akaryakıt Alımı

191 İndirilecek KDV                                                       90,00

191.01 %18 Oranlı KDV

                                        195 İş Avansları                                                     590,00

 

Ödeme Türü: Boş

Belge Tarihi : Masraf Formu Tarihi

Belge No     : Masraf Formu Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Masraf Formu

———–   /   / ————

Ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilen satışlara ait gün sonu raporların esas itibariyle ayrı ayrı muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir.

Ancak aynı işletmede birden fazla ödeme kaydedici cihazın kullanılması durumunda gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporlarının, günlük olarak bir icmale bağlanıp muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu İcmali” olarak kaydı yapılabilir. Bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması Muhasebenin Temel Kavramlarında belirtilen Tutarlılık ilkesinin gereğidir. İcmal oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri (Z) Raporu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur.

E-defter uygulama klavuzunda yukarıda yazılı açıklamada vurgulanan tutarlılık kavramının icmal listelerine numara verilmesi veya icmal listesinin tek bir yapıda olması ile alakası bulunmamaktadır. Tutarlılık kavramı; muhasebe uygulamaları için seçilen muhasebe politikalarının, birbirini izleyen dönemlerde değiştirilmeden uygulanması gereğini ifade eder. İşletmelerin mali durumunun, faaliyet sonuçlarının ve bunlara ilişkin yorumların karşılaştırılabilir olması bu kavramın amacını oluşturur. Tutarlılık kavramı, benzer olay ve işlemlerde, kayıt düzenleri ile değerleme ölçülerinin değişmezliğini ve mali tablolarda biçim ve içerik yönünden tek düzeni öngörür. Geçerli nedenlerin bulunduğu durumlarda, işletmeler, uyguladıkları muhasebe politikalarını değiştirebilirler. Ancak bu değişikliklerin ve bunların parasal etkilerinin mali tabloların dipnotlarında açıklanması zorunludur. Muhasebenin temel kavramlarının zorlama yapılarak anlamsal içeriklerinin değiştirilmemesi, e-defter klavuzları hazırlanırken muhasebe nosyonuna ve muhasebe literatürüne hakim uzmanlardan da görüş alınması çok yerinde olacaktır.

Örnek 11: İşletmede 2 adet yazar kasa bulunmakta olup işlem günü iki yazar kasanın 2 raporları toplamı 1.000, 00 TL ve KDV’leri ise 180,00 TL’dir

———–   /   / ————

108 Diğer Hazır Değerler                             118,00

100 Kasa                                                   1.062,00

                                        600 Yurtiçi Satışlar                                                   1.000,00

                                           391 Hesaplanan KDV                                                  180,00

 

Ödeme Türü: Nakit

Belge Tarihi : Z Raporu İcmali Tarihi

Belge No     : Z Raporu İcmali Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Z Raporu İcmali

———–   /   / ————

e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır.

Örnek 12: İşletme açık hesap borcuna karşılık 150.000,00 TL’lik tek bir çek vermiştir.

———–   /   / ————

320 Satıcılar                                                       150.000,00

                           103 Verilen Çekler

                            ve Ödeme  Emirleri (-)                                                150.000,00

 Ödeme Türü: Çek

Belge Tarihi : Çek Tarihi

Belge No     : Çek Numarası

Belge Tipi    : 1-Çek

Açıklama     : Çek

———–   /   / ————

Çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

Örnek 13: İşletme açık hesap borcuna karşılık 3 adet 50.000,00 TL’lik çek vermiştir.

———–   /   / ————

320 Satıcılar                                                       150.000,00

                           103 Verilen Çekler

                            ve Ödeme  Emirleri (-)                                                150.000,00

 Ödeme Türü: Çek

Belge Tarihi : Bordro Tarihi

Belge No     : Bordro Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Çek Bordrosu

———–   /   / ————

Örnek 14: İşletme açık hesap borcuna karşılık 200.000,00 TL’lik tek bir senet vermiştir.

———–   /   / ————

320 Satıcılar                                                       200.000,00

                           321 Borç Senetleri                                                             200.000,00

 Ödeme Türü: Senet

Belge Tarihi : Senet Tarihi

Belge No     : Senet Numarası

Belge Tipi    : 5-Senet

Açıklama     : Senet

———–   /   / ————

e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır.

Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.

Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

Örnek 15: İşletme açık hesap borcuna karşılık 2 adet 100.000,00 TL’lik senet vermiştir.

———–   /   / ————

320 Satıcılar                                                       200.000,00

                           321 Borç Senetleri                                                             200.000,00

 Ödeme Türü: Senet

Belge Tarihi : Bordro Tarihi

Belge No     : Bordro Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Senet Bordrosu

———–   /   / ————

Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

 

 

 

 

 

 

———–   /   / ————

770 Genel Yönetim Giderleri                               3.050,00

Brüt Ücretler            2.500

SGK İşveren Payı          500

SGK işveren İşsizlik Payı 50

102 Bankalar                                                          1.787,27

1. İşçi 1.072,36
2. İşçi 714,91

360 Ödenecek Vergi ve Fonlar                               337,73

Gelir Vergisi   318,75

Damga Vergisi 18,98

361 Ödenecek Sosyal Güv. Kes.                             925,00

                                   SGK İşveren Payı          500

SGK işveren İşsizlik Payı 50

                                   SGK İşçi Payı                   350

SGK İşçi İşsizlik Payı          25

Ödeme Türü: Cari Hesap

Belge Tarihi : Ücret Bordrosu Tarihi

Belge No     : Ücret Bordrosu Numarası

Belge Tipi    : 8-Diğer

Açıklama     : Ücret Bordrosu

———–   /   / ————

e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bununla birlikte, Mali Suçları Araştırma Kurulu, Hazine Müsteşarlığı, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu ile Kambiyo Mevzuatına ait diğer mevzuatla belirlenen hükümler uyarınca, Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinde (Döviz Alım Belgesi, Kıymetli Maden Alım Belgesi, Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgesi) döviz/kıymetli maden satan gerçek kişi veya kuruluşun adı-soyadı/unvanı ve vergi kimlik numarasının belirtilmesine gerek bulunmayan durumlarda birden fazla Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin bir icmale bağlanarak elektronik deftere kayıt edilmesi mümkündür. Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin günlük olarak bir icmale bağlanarak muhasebe kaydı yapılırken belge tipi “other” ve belge açıklaması “Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmali olarak belirtilmelidir. Ayrıca kayıtlarda Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri icmaline hesap dönemi başından itibaren 1’den başlayacak şekilde numara verilmeli ve hesap dönemi sonuna kadar müteselsil bir şekilde ilerlemelidir.

12.ELEKTRONİK DEFTER KAYITLARI

 

Elektronik deftere ilişkin kayıtların yeni e-deftere geçen firmalarla beraber 50.000 firma tarafından oluşturulması beraberinde bazı sorunları meydana getirmiştir. Elektronik defterde temel kural olarak her belgeye ayrı bir muhasebe kaydı uygulaması getirilmesi Mali Müşavirlerin iş yükünü çok arttırmıştır. Elektronik defterde şu bilgilerin her muhasebe kaydında yer alması gerekmektedir.

1. a) Belge Tarihi
2. b) Ödeme Türü
3. c) Belge Numarası
4. d) Belge Tipi
5. e) Açıklama

Belge tarihi için muhasebe kaydının tarihi ile belge tarihi aynı mı olacak sorusu tarafımıza sıklıkla sorulmaktadır.  Ancak e-defter uygulama klavuzunda böyle bir şart bulunmamaktadır. Ödeme türü ise en komik alanlardan birisidir. Her muhasebe kaydında muhasebeden birazcık anlayan birisi 100 KASA hesap kodunu görünce nakit ödeme yapıldığını anlayabilir. Ödeme türünün ille de e-defter kayıtlarında yer almasını istemek tamamen mantıksızdır. Belge numarası bilgisi ise ayrı bir problem konusudur. Maliye Bakanlığı her e-defter kaydına esas olan icmal belgesinde icmal belge numarası istemektedir. İcmallere nasıl numara verileceği, örneğin numara sırası atlanırsa ne olacağı kısımları boşluktadır. E-defter klavuzunda icmal numarası verilmesi çok zorlama bir yorumla muhasebenin temel kavramlarından tutarlılık kavramına dayandırılmıştır. Bu kavramın icmal belgesi numaralarına bağlanması oldukça zordur. Belge tipi ise yine e-defter kayıtlarında en sıkıntılı konulardan birisidir. Gelir İdaresi Başkanlığının yayımlandığı kılavuzda  aşağıdaki sekiz belge tipi tanımlanmıştır.

1-Çek

2-Fatura

3-Müşteri Sipariş Belgesi

4-Satıcı Sipariş Belgesi

5-Senet

6-Navlun

7-Makbuz

8-Diğer (Belge açıklaması kısmına, Serbest Meslek Makbuzu, Gider Pusulası, Sigorta Poliçesi, Ücret Bordrosu, Teminat Mektubu, Perakende Satış Fişi gibi belge türü ayrıca yazılır.) Muhasebe kayıtlarında yer alan birinci belge tipinin fatura olduğunu herkes bilir. Çekin birinci belge tipi olarak yazılmasının esas nedeni kopyala yapıştır şeklinde yurtdışı uygulamalarını ülkemize aynen taşıma isteğidir. Müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi ülkemizde muhasebe uygulamalarında kullanılan belgeler değildir hatta bu belgelerin Vergi Usul Kanunu’nda bir karşılığı, bir tanımı dahi yoktur. Yine diğer belge tipi olarak tanımlanan ücret bordrosu bilindiği üzere her ay hazırlanmaktadır. Yani hiç kullanılmayan belgeler 3 veya 4’ncü sırayı alırken çoğu işletmede her ay düzenli hazırlanan bir belgenin tipi diğer şeklinde son sırada yer almıştır. E-defter kayıtlarında yer alması gereken son bilgi açıklamadır. Açıklamada klavuzda yer alan bir şart diğer belge tipi seçildiğinde bunun ne belgesi olduğunun açıkça yazılması gerektiği şeklindedir.

Elektronik uygulamalar insanların hayatını kolaylaştırıyor, hataları engelliyor ve kendilerine daha çok zaman ayırmalarına neden oluyorsa kıymetlidir. E-defteri uygulamaları mali müşavirlerin hayatını kolaylaştırmamakta aksine zorlaştırmaktadır. Her belgeye bir muhasebe kaydı ısrarı oldukça gereksizdir. E-defter beratlarının şirketler için açılış ve kapanış beratlarının aynı anda alınması da her ay bir berat istenmesi de mutlaka yeniden değerlendirilmesi gereken bir husustur. 12 berat yerine yılda 4 berat istenmesi uygulamanın sağlıklı yürümesi için yeterlidir. Bir diğer sıkıntı ise beratlardan birisinin süresinde alınması unutulursa ne olacaktır? sorusunun net bir yanıtının olmamasıdır. Yürürlükteki vergi hukuku hükümlerine göre tek bir ay beratın alınmamasının sonuçları çok ağırdır.

Üniversitelerin muhasebe bölümlerinde “E-Defter Genel Muhasebe Uygulamaları” dersinin eklenmesi gerekecek kadar çok kural getirilmesi e-defteri amacından saptırmaktadır. Mali müşavir meslektaşlarımızdan yüzlerce diyebileceğimiz sorular konunun uzmanlarının dahi e-defterde ne kadar çok tereddüte düştüklerini göstermektedir.

Elektronik fatura uygulamaları ticari hayatımızda kullanılmaya başlandıkça yeni ve değişik hususlarda tereddütler oluşmaktadır. Türk Ticaret Kanunu 21/2 maddesine göre “(2) Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır”. Elektronik fatura da artık bilindiği üzere iki tip fatura bulunmaktadır. Ticari faturada ret yanıtları sistem üzerinden gönderilirken, temel faturada ret yanıtları noter, kayıtlı elektronik posta bildirimi gibi sistem dışındaki harici yollarla verilmektedir. Bu çalışmamızda ret olunan faturaların muhasebe kayıtlarına alınıp alınmayacağı hususu değerlendirilecektir. Uygulamada bazı işletmelerin ret oldun faturaları önce kayıtlarına aldıkları sonra ise ters kayıt yaparak kayıtlarından çıkardıkları görülmektedir.

2016-01-29 tarihinde e-fatura forum sitesinde şu şekilde bir soru sorulmuştur.” E-Fatura mükellefi olan firmamızda müşterilerimize kestiğimiz birkaç fatura, e-arşiv fatura şablonu kullanılması sonucu hem bizim hem de karşı tarafın sisteminde “e-fatura” olarak görünmekte olmasına rağmen kağıt dökümlerinde ise logo kısmında “e-arşiv faturası” olarak görünmektedir. Faturalar temel fatura olarak kesildiği için iptali gerçekleştirilemiyor. Bu konu ile ilgili olarak nasıl bir yol izleyebiliriz?” cevap ise “-Fatura kesilmesi halinde E-Fatura, E-Arşiv faturası kesilmesi halinde E-Arşiv fatura logosunun bulunması gerekmektedir. E-Arşiv fatura logosu kullanılarak başarıyla gönderilmiş olan e-faturalar için alıcı taraf faturalara harici yollarla itiraz etmelidir. İtiraz öncesinde fatura zarfının durumunun 1300 (ya da 48 saatten sonra hala 1220) olduğunu gördüğünden (fatura geçerlilik kazandığından) gönderici bu faturayı kayıtlarında göstermelidir. İtirazın ardından gönderici faturayı kayıtlarından ters kayıtla çıkarmalıdır. Alıcı ise faturayı hiç kayıtlarına almadan Türk Ticaret Kanununda yer alan itiraz yöntemlerinden birisini(KEP, noter vs.) kullanarak faturaya itirazda bulunmalıdır. (İtiraz sonrasında fatura GİB sisteminden kaybolmayacak ya da sistem üzerindeki durum kodu değişmeyecektir. Ancak bir inceleme durumunda kanuni geçerliliği olan bu itiraz belgesini gösterebilirsiniz.)” Başka bir soruya verilen yanıtta ise “Söz konusu fatura zarfının durumunun 1300 olduğunu gördüğünden (fatura geçerlilik kazandığından) gönderici bu faturayı kayıtlarında göstermelidir. Red yanıtının başarılı durum kodu almasının ardından gönderici faturayı kayıtlarından ters kayıtla çıkarmalıdır. Alıcı ise (fatura ve red yanıtı sisteminde bulunmak kaydıyla) faturayı hiç kayıtlarına almamalıdır. (Red sonrasında fatura GİB sisteminden kaybolmayacak ya da sistem üzerindeki durum kodu değişmeyecektir. Ancak bir inceleme durumunda kanuni geçerliliği olan bu red yanıtını gösterebilirsiniz.)” denilmiştir. E fatura forum sitesindeki yanıtlar özelge niteliğinde olmayıp mükellefleri bağlayıcı değildir.

Maliye Bakanlığı 26.06.2015 tarih ve 67854564-1741-317 sayılı özelgesinde bu hususa şu şekilde açıklama getirmiştir. Temel fatura senaryosunda düzenlenen faturalara e-fatura uygulaması üzerinden red yanıtı dönülme imkanı bulunmaz iken, Ticari fatura senaryosunda düzenlenen faturalara e-fatura uygulaması üzerinden itiraz mahiyetinde, mali mühür ile imzalı elektronik bir belge üreten yapıyı barındıran “red” yanıtı dönülebilmektedir. Temel fatura senaryosunda düzenlenen faturalara e-fatura uygulaması üzerinden red yanıtının dönülememesi, Türk Ticaret Kanununun 18’inci maddesinde belirtilen harici yöntemlerle ( noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile ) itiraz edilebilmesi imkanını ortadan kaldırmamaktadır. Bir başka ifade ile temel fatura senaryosunda düzenlenen faturalara Türk Ticaret Kanununun 18’inci maddesinde belirtilen yöntemler ile itiraz edilebilmesi imkanı bulunmaktadır. Ticari fatura senaryosunda düzenlenmiş olan faturalara ilişkin olarak alıcıların e-fatura uygulaması üzerinden red yanıtı dönmemeleri, Türk Ticaret Kanununun 18’inci maddesinde belirtilen yöntemlerin Kanunun 21’inci maddesinde belirtilen sürede kullanılabilme hakkını ortadan kaldırmamaktadır. Gerek e-fatura uygulaması üzerinden red yanıtı dönülmesi gerekse Türk Ticaret Kanununun 18’inci maddesinde belirtilen yöntemler ile faturaya itiraz edilmesine ilişkin olarak Türk Ticaret Kanununun 21’inci maddesinde belirtilen 8 (sekiz) günlük itiraz süresine uymak tacir olmanın hukuki sonuçlarındandır. Bu süre geçtikten sonra yapılan itirazlar ve e-Fatura uygulaması üzerinden dönülen red yanıtları söz konusu faturaların alıcı tarafından fatura içeriğinin kabul edilmiş olduğu sonucunu doğurmaktadır.

Satıcısı tarafından düzenlenen e-Faturaların, elektronik fatura uygulaması üzerinden Başkanlık Bilgi Sistemlerince şema ve şematron kontrollerine tabi tutulduktan ve alıcısının posta kutusuna başarılı şekilde iletildikten sonra uygulama kılavuzlarında belirtilen sistem yanıtı alıcı tarafından dönülmektedir. Bu sistem yanıtları, uygulama yanıtı şeklinde iletilen “kabul”, “red” veya “iade” yanıtları ile farklılık arz etmektedir. Sistem yanıtları elektronik belgenin alıcının posta kutusuna elektronik olarak güvenli bir şekilde iletilmiş olduğunun tespiti açısından sistem tarafından otomatik olarak üretilirken, uygulama yanıtları alıcı tarafından (sistem tarafından otomatik olmaksızın) faturanın içeriğini kabul veya red etmek amacıyla oluşturulan ve elektronik imza mahiyetindeki mali mühür ile imzalanan elektronik bir belge mahiyetindedir.

Ticari fatura senaryosuna göre düzenlenip gönderilmiş bir fatura için alıcısı tarafından dönülen “red” yanıtının satıcı açısından hukuki sonuç doğurabilmesi ve dikkate alınabilmesi için söz konusu yanıtın Türk Ticaret Kanununun 21’inci maddesinde belirtilen sürede yapılması gerektiği açık olup, bu sürede itiraz edilmiş olması faturanın düzenlenmiş ve alıcısına iletilmiş olduğunu kabul etme gereğini ortadan kaldırmamaktadır.

Bu nedenle düzenlenmiş ve alıcısının posta kutusuna başarılı şekilde iletilmiş e-Fatura, itiraz halinde alıcı ile satıcı arasındaki hukuki ihtilaf süreci tamamlanıncaya kadar geçerli kabul edilmesi gerekmektedir. Alıcı tarafın hukuki ihtilafa (itiraza) konu hususlarının, satıcı tarafından yasal ve zorunlu olarak yerine getirilmesi için itirazın Türk Ticaret Kanununun 21’inci maddesinde belirtilen sürede yapılması gerektiği açıktır. Süresinden sonra gerek e-Fatura uygulaması üzerinden “red” yanıtı ile gerekse harici yollar ile yapılan itirazların satıcı tarafından kabul edilme zorunluluğu bulunmamakta olup düzenlenmiş e-Faturanın taraflar arasındaki işlemlere dayanak teşkil etmesine hukuki bir engel bulunmamaktadır.

Özelge de yapılan açıklama da ters kayıttan bahsetmemektedir. Nitekim hukuksal olarak ret edilmiş bir fatura da ret gerekçesi satıcı tarafından kabul ediliyorsa fatura geçersizdir. Geçersiz bir faturanın kayıtlara alınmayacağı özelgede “Bu nedenle düzenlenmiş ve alıcısının posta kutusuna başarılı şekilde iletilmiş e-Fatura, itiraz halinde alıcı ile satıcı arasındaki hukuki ihtilaf süreci tamamlanıncaya kadar geçerli kabul edilmesi gerekmektedir” şeklinde belirtilmiştir. Ret cevabı kabul edilmiş ise hukuki ihtilaf tamamlanmış olmaktadır. Zaten ret yanıtlarının verilme süresi 8 gündür. Yani forum sitesinde belirtilen ters kayıt 8 gün içerisinde gerçekleştirilecektir. Oysa Vergi Usul Kanunu madde 219 kayıt zamanı için 10 günlük bir süre öngörmüş ve sürenin 45 güne kadar uzayabileceği halleri de düzenlemiştir.

Benim şahsi görüşüm ters kayıt yapılmasına gerek yoktur. Kesilen fatura karşı tarafça haklı bir nedenle ret edilmiş ise işlem gerçekleşmemiş ve gelir elde edilmemiş demektir. Bu durumda KDV açısından da yeni fatura ayın ay içerisinde kesiliyor ise ret olan eski faturanın işlenip sonra ters kayıt yapılmasının ne muhasebe ne de vergi açısından bir anlamı bulunmamaktadır. Buradaki amacın ret cevaplarının saklanması ve gerektiğinde inceleme elemanına ibraz edilmesi olduğu açıktır. Kayıt yapılmadan da rahatlıkla ret cevapları saklanabilir. Ayrıca ters kayıt yapmayan bir mükellefe kesilebilecek bir ceza ne kanunda ne de e-fatura tebliğlerinde yer almamaktadır.

Elektronik defter uygulamaları ile muhasebe meslek mensupları ilgilenmektedir. Muhasebe meslek mensupları elektronik defter uygulamasına çok hızlı adepte olmuşlardır. Ancak uygulamalarla ilgili mevzuatın ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan klavuzların sık değişmesi bir takım hatalara yine de sebebiyet vermektedir. Bu çalışmamızda e-defterde sık yapılan hataları inceleyeceğiz.

E defter uygulamasında “Hata Kodu 106” şeklinde bir uyarı ile karşılaşmış iseniz klavuzda bu hata kodunun karşılığının “Paket maksimum boyutu geçmiş” olduğunu görürsünüz. Elektronik defterin birinci kuralı sisteme yüklenecek paket boyutunun 200 mb olmasıdır. Bilgisayarınız 32 bit ise maksimum e-defter dosya boyutunuz 80-90 mb olacaktır. Bilgisayarınız 64 bit ve RAM’iniz 8 GB ise 100-120 mb olacaktır. Yani bilgisayarınızın kapasitesinin gelişmiş ve o ayki muhasebe kayıtlarınızın çok fazla olması halinde bu hata mesajı ile karşılaşabilirsiniz. O zaman yapılması gereken defteri bölerek parçalar halinde yüklemektir. Defterin bölünmesinde kullanılan tarih aralığı hem yevmiye hem de defteri kebirde aynı olmak zorundadır.

E defter uygulamasında “Hata Kodu 111” şeklinde bir uyarı ile karşılaşmış iseniz klavuzda bu hata kodunun karşılığının “Paket sisteme daha önce yüklenmiş” olduğunu görürsünüz. Bu durumda daha önce sisteme yüklediğiniz elektronik defteri tekrar yüklemeye çalışıyorsunuz demektir. Bu durumda yeniden yükleme yapabilmek için 3 aylık berat alma süresi içerisinde eski defteri “Paket Sil” uygulamasını kullanarak silmeniz gerekir.

Yevmiye madde numarası yevmiye defterinde olması gereken ve hesap dönemi başında 1’den başlatılan ve hesap döneminin sonuna kadar müteselsil devam eden numaradır. Bu numara her yevmiye defteri parçasında müteselsil ilerlemek zorundadır. Örneğin, 1 Ocak- 31 Aralık hesap dönemini kullanan bir mükellefin Ocak ayına ait en son defter parçasında yevmiye madde numarası 200 de bittiyse, Şubat ayının ilk parçası 201 yevmiye madde numarasından başlatılmalıdır. “Yevmiye sırala” gibi muhasebe yazılımı komutlarıyla bu müteselsillik bozulduğu takdirde izleyen ayların beratları alınamayacaktır.

Elektronik defterde bir yevmiye maddesinde bir belge (istisnalar hariç) işlenmiş olmalıdır. Bir yevmiye maddesinde birden çok belgenin kayıtlı olması halinde e-defter uyumlu yazılımların tamamında hata mesajı alınacaktır. Bu durumda yapılması gereken yevmiye maddesinin düzeltilmesidir. Uyumlu yazılımların çoğunluğunda bu tip durumlarda kullanılabilecek “fiş böl” komutu bulunmaktadır.

Elektronik defter yevmiye maddesinde “ödeme türü” mutlaka yazılmalıdır. Ödeme türü serbest alan olup kullanıcı tarafından dilediği gibi doldurulabilecek bir alandır. 1-Kasa, 2-Banka, 3-Çek … veya 1-Nakit, 2-Havale, 3-Verilen Çek… gibi serbestçe adlandırılabilir. Bu alan boş geçildiğinde uyumlu yazılımların tamamında hata mesajı alınacaktır.

Elektronik defterde yevmiye maddesinde “belge tipi” mutlaka yazılmalıdır. Ancak bu alan serbest olmayıp Gelir İdaresi Başkanlığı’nın klavuzda belirttiği şekilde doldurulmalıdır. Bunlar;

1 Çek

2 Fatura

3 Müşteri Sipariş Belgesi

4 Satıcı Sipariş Belgesi

5 Senet

6 Navlun

7 Makbuz

8 Diğer

Bu alan boş geçildiğinde uyumlu yazılımların tamamında hata mesajı alınacaktır. Belge tipi diğer seçildiğinde bu diğer belgenin ne olduğu mutlaka açıklama kısmına yazılmalıdır. Açılış ve kapanış fişi gibi fişler bir belgeye dayanmadığından bunlar için belge tipi yazılmak zorunda değildir.

Bu kadar çok elektronik defter kuralı getirilince hata yapılması da kaçınılmaz olmaktadır. Ancak olayda bir planlama hatası olduğunu da kabul etmek gerekir. Ödeme türü muhasebe kaydının içeriğinde kullanılan 100 KASA, 102 Bankalar gibi hesaplardan kolayca anlaşılabilirken bunun tekrar yazılması istenmesi anlamsızdır. Belge türlerinde en çok kullanılan belge 1 –Çek değil 1-Fatura olmalıdır. Müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi gibi ülkemizde muhasebe kayıtlarında kullanılmayan ve Vergi Usul Kanunu’nda “fatura yerine geçen belgeler” içerisinde sayılmayan belge tiplerine de ihtiyaç bulunmamaktadır. Planlama hatası ile ilgili bir fıkra ile yazımızı sonlandıralım.

İş kazası tutanağına planlama hatası diye yazmıştım. Bunu yeterli görmeyerek, ayrıntılı anlatmamı istemişsiniz. Şu anda hastanede yatmama neden olaylar aynen aşağıda anlattığım gibi olmuştur:

Bildiğiniz gibi ben bir duvarcı ustasıyım. İnşaatın 6. katındaki işimi bitirdiğim zaman biraz tuğla artmıştı, yaklaşık 250 kg. kadar olduğunu tahmin ettiğim bu tuğlaları aşağıya indirmek gerekiyordu. Aşağıya indim bir varil buldum, ona sağlam bir ip bağladım, 6. ka ta çıktım ipi bir çıkrıktan geçirip ucunu aşağıya salladım.

Tekrar aşağıya indim ve ipi çekerek varili 6 kata çıkardım. İpin ucunu sağlam bir yere bağlayıp tekrar yukarı çıktım. Bütün tuğlaları varile doldurdum. Aşağı indim, bağladığım ipin ucunu çözdüm. İpi çözmemle birlikte birden kendimi havada buldum. Nasıl bulmayayım ben yaklaşık 70 kiloyum. 250kg lik varil süratle aşağıya düşerken beni yukarı çekti. Heyecan ve şaşkınlıktan ipi bırakmayı akil edemedim. Yolun yarısında Dolu varille çarpıştık. Sağ iki kaburgamın burada kırıldığını sanıyorum. Tam yukarı çıkınca 2 parmağım iple beraber çıkrığa sıkıştı. Parmaklarımda bu sırada kırıldı.

Bu esnada yere çarpan varilin dibi çıktı ve tuğlalar etrafa saçıldı. Varil hafifleyince bu sefer ben aşağıya inmeye varil yukarı çıkmaya başladı ve yolun yarısında yine varille çarpıştık. Sol bacağımın kaval kemiği de bu sırada kırıldı. Can havli ile ipi bırakmayı akıl ettim.

Başımı yukarı kaldırdığımda boş varilin süratle üzerime geldiğini gördüm. Kafatasımın da böyle çatladığını sanıyorum. Bayılmışım, gözümü hastanede açtım. Cenabı Hak’tan tüm kullarını böyle görünmez kazalardan korumasını diler, hürmetle ellerinizden öperim. Duvarcı Ustası Temel

13.BERAT HAZIRLANIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

 

Meslektaşlarımızdan gelen soruların çok artması üzerine bu bilgilendirme yazısını hazırlama gereği hissediyorum. Özellikle e-defter uygulamalarına 2016 yılında geçen büyük bir mükellef grubu bu ay ilk beratlarını alacaklar. Ayrıca kurumlar vergisi mükellefleri aralık 2015 dönemine ait beratları yine bu ay Nisan 2016 tarihinde alacaklardır. Bu sebeple alınacak beratların yoğunluğa yakalanmamak için son güne bırakılmaması tavsiye olunur. Hem ilk olması hem de e-defter uygulama klavuzlarının sık sık değiştirilmesi akıllara bir sürü soru getirmektedir. Kısaca berat almadan önce yapılması gerekenleri değerlendirelim.

A-) E-defter Teknik Yapısı İle İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler

E defter uygulama klavuzunda yer alan ve dikkat edilmesi gereken temel hususlar şunlardır:

1.E-defter ve beratları aylık olarak oluşturulmalıdır. İzleyen üçüncü ayın sonuna kadar berat alınması zorunluluğu bulunduğundan Ocak 2016 beratları Nisan 2016 sonun kadar alınmalıdır.

2.Defteri Kebirin beratı ayrı yevmiye defterinin beratı ayrıdır.

3.Defterin boyutu 200 mb geçiyorsa defter bölünmelidir. Örneğin 01 Ocak 20 ocak birinci parça 21 ocak 31 ocak ikinci parça olmalıdır. Yevmiye defteri 01.01.2016-20.01.2016 şeklinde bölünmüş ise defteri kebirde aynı paralellikte 01.01.2016-20.01.2016 diye bölünmelidir.

4.E-defter işleme kurallarına uyulmamış ise berat dosyasını oluşturamaz ve hata mesajı ile karşılaşırsınız.

4.1.Her belge ayrı bir yevmiye maddesine işlenmelidir.

4.2.Masraf listelerinde yer alan fatura ve benzeri belgeler ayıklanmalı ve ayrıca kayıtlanmalıdır.

4.3.Belge tipi, ödeme türü, belge no açıklamaları bütün muhasebe kayıtlarında yer almalıdır.

4.4.Belge tipi diğer seçildiğinde “serbest meslek makbuzu” gibi açıklamalarda diğerin ne olduğu yazılmalıdır.

4.5.İcmal listeleri işlenirken çek bordrosu, ücret bordrosu, senet bordrosu gibi belge türü çek, senet yerine diğer seçilmelidir.

4.6.Perakende satış fişleri icmal listesi ile topluca işlenebilir.

4.7.E Arşiv mükellefleri 50 adedi geçmemek üzere bir fişte birden çok belge işleyebilirler.

B-) Muhasebe Kayıtları İle İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler

Berat alındıktan sonra e-defterde değişiklik yapılamayacak olması nedeniyle dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır.

1.Aylık KDV, kira, ücret tahakkukları yapılmalıdır.

2.Yevmiye fiş numaraları tekrar sıralanmalıdır.

3.Ters bakiye veren hesaplar düzeltilmelidir.

4.Kapanış işlemleri yapılması zorunlu değildir.

5.Dönemsellik ilkesi gereği yapılması gereken işlemler ve kayıtlar yapılmalıdır.

6.Muhasebe kayıtlarında berat alındıktan sonra değişiklik yapılamayacağından düzeltme kayıtları daha sıklıkla kullanılacaktır.

Berat alınmamasının kdv indirimlerinin reddine kadar varan ağır yaptırımları olması nedeniyle berat alınması işlemine özel bir önem verilmelidir. Ayrıca beratlar elektronik ortamda saklanacaktır. Elektronik defter kayıtlarının yedeklenmesine de önem vermek gerekir.

14. E-DEFTER UYGULAMASINDA MASRAF LİSTELERİ

 

İşletmeler normal ticari hayatlarının bir gereği olarak çalışanlarına belli miktarlardaki paraları “iş avansı” olarak vermektedirler. Daha sonra çalışanlar “masraf listesi” dediğimiz listeler ve ekindeki belgelerle aldıkları avansları harcadıkları yerleri işletmelere bildirerek hesap vermektedirler. İşletmeler avanslara ve masraf listesi kurallarına yönelik olarak kendi iş anlayışlarına uygun çeşitli kurallar getirmektedirler. Örneğin iş avansları en fazla on beş günde bir defa olmak üzere sıfırlanacaktır şeklinde bir kuralı işletme yönetimi kendi anlayışına bağlı olarak getirebilmektedir.

Masraf listelerinde çalışanlar, iş avansı olarak aldıkları bedellerin yol parası, yemek gibi çeşitli gider gruplarına harcadıklarını fatura, perakende satış fişi gibi belgelerle ispatlayarak açıklamasını yaparlar. Masraf listeleri maktu şekilde matbaalara bastırılmış olabileceği gibi  bilgisayarda hazırlanmış maktu olmayan listeler şeklinde de olabilmektedir. Genel kural harcamayı yapan çalışanın masraf listesini imzalaması yönündedir. Daha sonra işletme yönetim anlayışına uygun olarak ilgili yetkili tarafından bu masraf listeleri tekrar bir gözden geçirilir. Böylelikle aşırı harcama ve israf önlenmeye çalışılır.

Vergi uygulamaları açısından masraf listelerinin büyük bir önemi bulunmamaktadır. Firmalar masraf listelerini bütün olarak defterlerine kayıtlayabilecekleri gibi masraf listesinin ekindeki belgeleri teker teker kayıtlayabilirler. Uygulamada ikinci yöntemin daha sık kullanıldığı görülmektedir. Gelelim elektronik defter uygulamasına… Elektronik defterlerde genel kural bir belge bir muhasebe fişine kayıt edilir şeklindedir. Masraf listeleri ekindeki belgeler tek tek ayrı belge olarak mı kabul edilecek yoksa masraf listesinin kendisi tek bir belge olarak kabul edilecek şeklindeki soru mali müşavirlerin aklına sıklıkla gelmektedir. Bu sorunun cevabının kanunlarda bir karşılığı bulunmamaktadır. E-defter uygulama klavuzları ile konu düzenlenmek istenmektedir.

Mart 2016 tarihinde yayınlanan versiyon 1.4. uygulama klavuzunda yer alan açıklama şu şekildedir. Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Açıklama incelendiğinde öncelikle belge türlerine göre orijinal masraf listesinin ekindeki belgelerin ayıklanması gerektiği anlaşılmaktadır. Örneğin orijinal masraf listesinin ekinde yer alan faturalar ayrılacak ve masraf listesinden bu faturalar çıkarılacaktır. Hazırlanacak ikinci masraf listesinde ise diğer dediğimiz belge türüne ait belgeler örneğin perakende satış fişleri kalacaktır. Daha sonra masraf listesine bir tarih ve numara verilecek alışılmışın aksine çalışanın yanı sıra şirket kaşe ve yetkili imzası da bu masraf listesinin üzerinde bulunacaktır.  Bu kaşeleme ve imzalama, tarih ve numara verme  gibi gereksiz prosedürlerin masraf listesi ile kayıt yapma yerine mali müşavirleri tek tek masraf listesi ekindeki belgeleri işlemeye yöneltmektedir. Orijinal masraf listeleri de ayrıca dosyalanarak hiç muhasebe kayıtlarına intikal ettirilmemekte ve bir anlamda “kayıt dışı” kalmaktadır.

Elektronik defter, elektronik fatura gibi uygulamaların gereksiz bürokrasi ve kırtasiyecilik oluşturmak yerine insan hayatını kolaylaştırır şekilde dizayn edilmesi gerekmektedir. Elektronik uygulamalar hatayı önlediği, işleri hızlandırdığı ölçüde değerlidirler. Masraf listesi gibi basit bir evrakın e-deftere aktarılmasında bu kadar çok kural getirilmesi amaç “üzüm yemek mi bağcıyı döğmek mi?” sorusunu akla getirmektedir. Ayrıca diyelim ki masraf listesine tarih yazılmış ancak müteselsil sıra verilirken sehven bir numara atlanmış olsun. Şimdi bir numara atlandı diye masraf listesini e-defterine kayıtlayan mükellefe hangi kanuna göre nasıl bir ceza verilecektir? Üstelik ödenecek vergi değişmediğine göre bu cezanın ıslah edici ne gibi bir fonksiyonu olacaktır? Açılacak vergi davalarında e-defter ve e-faturaya yönelik bu gibi detayların nasıl bir karşılığı bulunacaktır?

Sayın Alper ERDEM ile birlikte yazdığımız “E-Defter ve E-Fatura Uygulamaları” kitabının matbaa baskısını sürekli olarak ertelemeyi tercih ettik. Bu konuda özellikle meslektaşlarımızdan gelen talepler bir an önce kitap baskısına ihtiyacımız var şeklindeydi. Ancak baş döndürücü hızla değişmelerin olması bizi beklemeye sevk etti. Nihayet kitabımız yayınlanmıştır. Bu alandaki üçüncü kitaptır. İlginize şimdiden teşekkür ediyoruz.

Fıkranın biri şu şekildedir. Yangın çıkmıştı. Üst katta kalan adamı kurtarmanın olanağı yoktu. Temel olay yerine geldi, şöyle bir bakındıktan sonra: – Uzun bir ip getirin bana, dedi. Kurtaracağım onu… İp geldi. Temel düğümleyip yukardaki adama atarken seslendi: – Beline sıkı sıkı bağla bu ipi! İp bağlandı, Temel çekti. Adam düşüp parça parça oldu. – Ne yaptın yahu sen? dediler. – Bir kere  adamın birini böyle iple kurtarmıştım. Amma damda mıydı, kuyuda mı? İşte bunu aklıma getiremedim. Bizim e-defter uygulamaları da özellikle her uygulama klavuzu değiştiğinde bu fıkrayı aklıma getirmektedir.

15.ELEKTRONİK DEFTER GÖRÜNTÜLEME ARACI

 

Elektronik defterlerin incelenmesinde defterin içeriğinin görülmesi gerekmektedir. Her ne kadar bilgisayar yazılımları gelişmiş olsa da incelemelerde en önemli unsur insan faktörüdür. Geliştirilen bir yazılım 3.000 sayfalık e defteri 1000 civarında denetim kriteri açısından sadece 3 dakikada inceleyebilmektedir. Ancak denetim veya defter bilgilerine ihtiyaç sadece vergisel açıdan olmamaktadır. Bilirkişi incelemeleri, SGK denetmen ve müfettişlerinin incelemeleri, kara para aklanması gibi mali suçlar yönünden incelemelerde elektronik defterlere yönelik incelemelerde pek çok sorun ile karşılaşılmaktadır. Çoğu zaman e-defter uygulamaları iyi bilinmediğinden defteri yazdır, pdf dosyası oluşturarak bize teslim et gibi talepler göze çarpmaktadır. Öncelikle iyi bilinmelidir ki elektronik defterin çıktısı, pdf hali geçersizdir ve herhangi bir anlam taşımaz.

Piyasa da sıklıkla söylendiği gibi elektronik defterde defter kayıtları, defter içeriği Maliye Bakanlığı veya herhangi bir resmi kuruluş tarafından otomatik olarak görüntülenemez. Defter içeriğinin değiştirilemezliği e-defter beratı tarafından garanti altına alınmaktadır. E-defter beratı ait olduğu aya ilişkin defter içeriğinin bir daha değiştirilemeyeceğini göstermektedir. Elektronik defter kağıt defterde olduğu gibi yıllık bazda değil aylık bazda düşünülmektedir. Aylık bazda düşünüldüğü için elektronik defterlere yönelik olarak her aya ilişkin defter içeriği o aya ilişkin berat dosyası ile birlikte anlam ifade etmektedir.

Elektronik defterlerin incelenmesinde kullanılacak olan “e-defter görüntüleme aracı” www.edefter.gov.tr adresinden ücretsiz olarak indirilebilir. Java tabanlı olarak (4 Gb ram ve Java7 ve üstü sürümü ile) çalışan yazılımı e-Defter görüntüleyici klasöründe bulunan e-Defter Görüntüleyici.jnlp dosyasını çift tıklayarak açabiliriz. Program çalıştıktan sonra “Dosya” sekmesinden defter parçası (yevmiye veya kebir dosyaları) ilgili klasöründen seçilerek yüklenir. Uygulama gerekli kontrolleri (şema, şematron, imza ve berat imza değeri uyumluluğu) yaptıktan sonra hatalar yoksa veri tabanına başarı ile yazıldı ibaresi gözükür. Uygulamalarda gerekli kontroller yapılınca alınan hatalar rapor şeklinde verilecektir. Durum raporunda yazan hatalara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bu hatalar ve kontroller önemlidir. Berat dosyası GİB onaylı değildir gibi bir uyarıda berat dosyası alınmamıştır veya berat ve defter uyumlu değildir şeklindeki bir uyarıda e-defter daha sonra kurcalanarak değiştirilmiş olabilir.

Elektronik defterler çeşitli yazılımlar aracılığı ile bilgisayar ortamında tutulmaktadır. Her yazılım ile elektronik defter tutmak mümkün değildir. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan uyumluluk onayı alan yazılımlar ile e defter tutmak mümkündür. Bu uyumlu yazılımlar 150’nin üzerinde olup www.edefter.gov.tr adresinde ilan edilmektedir. Bu yazılımlar incelendiğinde bazılarının sadece e-defter göndermek ve berat oluşturmak için kurgulandığı bazılarının ise tam bir entegre sistem olduğu görülmektedir. Şu an için gelen ve giden e-faturayı, e-arşiv faturayı  otomatik olarak e-deftere aktaran KDV, muhtasar gibi e-beyannameleri otomatik oluşturan yazılımlar çok sınırlıdır. Yine çok az yazılımın e-defter ön denetimi yaparak olası bir vergi incelemesinde mükelleflerin karşı karşıya olduğu riskleri raporlayabildiği anlaşılmaktadır.

E-defter uyumlu yazılımlarının çok sayıda olması, e-defter denetimlerinde ortak bir yazılım kullanılmasını da zorunlu kılmaktadır. www.edefter.gov.tr adresinde bulunan ücretsiz bir yazılım olan E-DEFTER GÖRÜNTÜLEME ARACI bu amaçla kullanılmaktadır. Bu yazılımın sağlıklı bir şekilde çalışabilmesi için üç şart bulunmaktadır. Bunlar;

1. a) Bilgisayarınızın RAM’i en az 4 GB olmalıdır. Düşük bellek büyük boyutlu defterleri görüntülemede sorunlar oluşturmaktadır.
2. b) İşletim Sistemi 64 Bit olmalıdır. 32 Bit işletim sistemlerinde yazılım çalışmamaktadır.
3. c) Bilgisayarınızda en az Java 7 64 bit kurulu olmalıdır.

E-defter görüntüleme aracını kimler kullanacaktır sorusunun yanıtını e-defteri kontrol etmek, e-defter verilerinden yararlanmak isteyen herkes olarak verebiliriz. Öncelikle;

1-Vergi İnceleme Elemanları

2-Bilirkişiler

3-SGK Müfettiş ve Denetmenleri

4-YMM’ler,

5-Bağımsız Denetçiler

6-İç Denetçiler

7-Şirket Yöneticileri

E-defter görüntüleme aracı ile yevmiye defteri veya defter-i kebir esas olarak, tek tek ve ay bazında görüntülenebilmektedir. Ancak defter dosyaların çok büyük boyutlarda olmaması halinde birden fazla defter dosyası da birlikte seçilerek defter bütün halinde de görüntülenebilir. Berat ve elektronik defter kontrolü bu yazılımda otomatik olarak gerçekleştirilmekte ve uyumsuzluklar kırmızı renkte hata mesajı ile sunulmaktadır. Ancak yazılım çok detaylı bir hata kontrolü yapmamakta bu uyumsuzlukları gidermek mükellefin sorumluluğunda kalmaktadır.

E-Defter uygulamalarında e-defter görüntüleme aracının çok daha kapsamlı olmasına ihtiyaç bulunmaktadır. Ay bazında e-defter gösterilebildiği gibi e-defterin bir bütün olarak gösterilmesi de gerekmektedir. E-defterden mizan alınabilmesi ve mali tablolarında oluşturulabilmesi bir ihtiyaçtır. Açılış ve kapanış bakiyelerinin kontrolü de muhasebe açısından olmazsa olmaz bir gerekliliktir. E-defter görüntüleme aracı bu ihtiyaçlara cevap verememektedir. Bu durumda mükellef kullandığı muhasebe yazılımı ile bu sorunları çözümlemek zorunda kalmaktadır.

e-defter uygulamasında çok sık yapılan hatalar şunlardır:

1. a) Aylık mizan alınıp hesaplar kontrol edilmediğinden ana hesap düzeyinde ters bakiye veren hesaplar bulunmaktadır.
2. b) KDV, kira ve ücret tahakkuklarında noksanlıklar bulunmaktadır.
3. c) E-defter kayıtları ile geçici, kdv, yıllık ve muhtasar beyannameleri arasında uyumsuzluklar görülmektedir.
4. d) Hatalı kayıtların düzeltilmesi için yapılan düzeltme kayıtlarında da hatalar olmaktadır.
5. e) Mali Tablolarla e-defter kayıtları arasında uyumsuzluklar görülmektedir.
6. f) Hesap kodlarında mükerrerlikler veya tekdüzene uygun olmayan değişiklikler görülmektedir.

E-defter uygulamalarında yapılan hataların mükellefler için yaptırımları oldukça ağırdır. KDV indirimlerinin reddinden resen takdire kadar çok geniş bir yelpazede vergi cezalarına muhatap olunabilmektedir. Elektronik defterlerde muhasebe ve hesap hileleri yapanlar, gerçek olmayan veya kayda konu işlemlerle ilgisi bulunmayan kişiler adına hesap açanlar veya defterlere kaydı gereken hesap ve işlemleri vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydedenler hakkında bir yıldan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunur. Bay A yerine cari hesap sehven Bay B yerine açılırsa burada kayda konu işlemlerle ilgilisi bulunmayan kişilere hesap açılmıştır denebilir mi? Ortada bir vergi ziyaı da yoktur. Eskiden bu tip durumlarda meslek mensupları ilgili aydaki kaydı girerek Bay A yerine Bay B şeklinde değiştirmekteydi. Oysa elektronik defterde beratlar alındıktan sonra geriye dönük düzeltme yapılamamaktadır.

Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, gizleme suçu olarak kabul edilir. Elektronik defterde ilk ayın beratı açılış tasdiki, son ayın beratı ise kapanış tasdiki yerine geçmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinde beratlar bulunmaktadır. Bir firmanın ocak ayı beratı varsa ve e-defter ibraz edemiyorsa mükellef gizleme suçunu gerçekleştirmiştir diyerek hapis cezası ile mi yüz yüze getireceğiz? Yürürlükteki kanunlarımız ve cezalarımız kağıt defterler için hazırlanmıştır. Bu yasaların elektronik defterlere uygulanmasının mükellefler için ağır sonuçları olabilir. Vergi Usul Kanunu elektronik defter ve elektronik fatura özelinde tekrar yazılmalıdır. Aksi halde elektronik defter ve elektronik fatura yüzünden vergi davaları daha da artacaktır.

E-defterle ilgili olarak Türk Ceza Kanunu’nda tanımlı suçları inceleyelim.

1-) E-defter Sistemine Yetkisiz Girme

2-) E-Defter Sistemini Engelleme, Bozma, Verileri Yok Etme veya Değiştirme

3-) Mali mühür ve e-imza sertifikalarında dolandırıcılık

4-) Mali mühür ve e-imza izinsiz kullanımı

5-) Nitelikli hırsızlık ve nitelikli dolandırıcılık

E-defterle ilgili Vergi Usul Kanunu’nda tanımlı suçları inceleyelim.

1-) E-defteri gizleme suçu

2-) Vergi Ziyaı Cezası

3-) Usulsüzlükler ( Birinci derece, ikinci derece ve özle usulsüzlük cezaları)

Görüldüğü üzere e-defterlerin tutulması, kayıtlanması, saklanması, ibrazı ve denetimi sıkı sıkıya şekil şartlarına bağlıdır. Bu konuda şirketlerin, mükelleflerin e-defter sorumlularına gerekli eğitimleri ve güvenlik tedbirlerini aldırmaları gerekmektedir.

16. SİBER SALDIRI HALİNDE ELEKTRONİK DEFTER BERATLARI

 

Mükelleflerin bilgisayar sistemlerinde muhafaza etmiş oldukları e-Defter ve beratlarının siber saldırı, virüs vb. nedenlerle zarar görmesi halinde kayıtların yeniden oluşturularak e-defter beratlarının alınabilmesi için yapılması gerekenler bu yazımızın konusunu oluşturmaktadır. Hacker adı verilen bilgisayar korsanları çeşitli amaçlarla firmaların bilgisayar sistemlerine sızmakta ve verileri kullanılamaz hale getirmektedirler. Muhasebe programında kaydedilen muhasebe fişlerinde herhangi bir problem yok ise işlemler daha kolay olacaktır. Yapılan klasik bir hata sadece beratların veya muhasebe yazılımındaki muhasebe fişlerinin yedeklerinin alınmasıdır. Oysa elektronik defterlerinde yedeklerinin alınması önemlidir.

 

Bir şekilde (ister tekrar girilerek, ister yedekten yüklenerek) fişler eski haline getirilebiliyorsa aşağıdaki belgelerle beraber bir dilekçenin Gelir İdaresi Başkanlığına verilmesi gerekir.

 

1-) Konuyu detaylı olarak anlatan siber saldırı mağduriyet dilekçesi Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı / ANKARA adresine aşağıdaki belgelerle beraber iadeli taahhütlü gönderilmelidir.

 

2-) Cumhuriyet Başsavcılığına konuyla ilgili suç duyurusunda bulunup, hazırlanan suç duyurusu metni dilekçeye eklenmelidir.

 

3-) Savcılığın konunun araştırılması için emniyet siber suçlar birimine gönderdiği yazı dilekçeye eklenmelidir.

 

4-) Özel Amaçlı YMM Raporu İbraz edilmelidir. (Özel Amaçlı YMM Raporunda; silinmesi istenen aya ait defterin borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri ile söz konusu ayın defteri yeniden oluşturulduğunda borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri yer almalıdır. Eklenecek olan hesaplar olması halinde söz konusu hesapların ayrıntılı listesinin de YMM raporuna eklenmesi gerekmektedir.)

 

YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir;

 

1. a) Yeni kayıtlarla, beyannamedeki KDV’nin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumlu olduğu hususu belirtilmelidir. Ayrıca BA ve BS formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu da raporda araştırılması ve belirtilmesi gereken hususlardandır.

 

1. b)Zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir.

 

1. c) Muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır.

 

1. d) Silinmesi istenen aya ait defterin;

d1) Borç-alacak Dip toplamları,

d2)Yevmiye başlangıç-bitiş numarası,

d3) Hesaplanan Kdv,

d4) İndirilecek Kdv,

d5) Devreden Kdv,

d6) Ödenecek Kdv bilgileri yer almalıdır.

 

1. e) Eklenecek olan hesaplar olması halinde söz konusu hesapların ayrıntılı listesinin de YMM raporuna eklenmesi gerekmektedir.

 

1. f) Silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç-bitiş numaraları da mutlaka eklenmelidir.

 

1. g) Ayrıca YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.

 

5-) Veri kurtarma merkezlerinden oluşan durum ile ilgili (virüs, siber saldırı) durum tespit tutanağının alınması gerekmektedir. Hazırlanacak tespit tutanağında; incelenen diskin bilgileri, virüsün, siber saldırının gerçekleştiği tarih, virüsün, siber saldırının türü, işlem ile ilgili yapılan teknik çalışmalar ve işlemin sonucu hakkındaki bilgiler durum tespit tutanağında belirtilmelidir. Durum tespit tutanağı ISO 9001 gibi en az bir sertifikaya sahip olan firmalardan temin edilmek zorundadır.

Bütün bu evraklarla uğraşmanın maliyet ve zaman kaybı olduğu düşünüldüğünde elektronik defter, elektronik fatura kullanıcılarının mutlaka siber saldırıya karşı güvenlik önlemleri almaları gerektiğinin önemi anlaşılmaktadır. Siber saldırı, virüs bulaşması gibi olaylar özellikle elektronik defter mükelleflerini mağdur etmektedir. Elektronik defter, elektronik fatura uygulamalarının yeni olduğu düşünüldüğünde mükelleflerin bu yeni durumlara hazırlıklı olması gerekmektedir.

17. ELEKTRONİK DEFTERDE BERATLARI SİLMEK MÜMKÜN MÜ?

 

Elektronik defter uygulamalarında aylık olarak hazırlanan defterlere ilişkin beratlar GİB sistemi üzerinden indirilmekte ve saklanmaktadır. Berat belgesi ile o aya ilişkin olan e-defterlerin değiştirilmezliği garanti altına alınmaktadır. Ayrıca e-defter yazılımları da beratı alınmış olan aya ilişkin kayıt yapılmasına da izin vermemektedir. Böylelikle beratı alınmış aya ait e-defterlerin değiştirilmesi, o aya geriye dönük kayıt yapılması da mümkün olmamaktadır.

Berat uygulamasının ilk döneminde Maliye Bakanlığı beratlar yüklenmiş ise değişiklik yapılmasına izin vermemekteydi. Böyle olunca da mükellefler bir aya ilişkin beratları sisteme yüklemek için (3 aylık) kanuni sürenin son günlerini beklemekteydiler. Bütün e-defter kullanıcıları son günlerde berat yüklemesi yapınca da sistem bazı sorunlar vermekteydi. Kanuni süre içerisinde beratın yüklenmesine ve silinmesine Maliye Bakanlığı tarafından izin verilmiştir. Bu yazının konusunu ise kanuni süreler geçtikten sonra beratların değişmesinin zaruri olduğu durumlar oluşturmaktadır.  Yasal yükleme süresi geçen e-defterlerde aşağıda belirtilen hatalar veya durumlar nedeniyle beratlarının değiştirilmesi istenebilir.

-Muhasebe programı veya uyumlu yazılım programı kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri,

-Açılış veya kapanış kayıtlarının unutulması,

-Yevmiye ve kebir defterlerinin boş olarak oluşturulması,

-Aylık oluşturulması gereken e defterin sehven 01/XX/XXX-01/XX/XXXX şeklinde eksik oluşturulması ,

-Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine göre yapılacak kayıtlarla izleyen ay veya aylarda hatanın düzeltilebilmesinin mümkün olmadığı durumlarda,

e-Defter ve beratlarının silinmesi işleminin yapılabilmesi için aşağıda belirtilen evrakların hazırlanıp Gelir İdaresi Başkanlığına (Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı / ANKARA) iadeli taahhütlü posta yoluyla iletilmesi gerekmektedir.

1- Konuyla ilgili bir dilekçe hazırlanmalı (silme gerekçesi ayrıntılı olarak anlatılmalıdır).

2-e-defter uyumlu yazılım firması tarafından bu döneme ait defterlerinizin teknik olarak incelenmesi ve konu hakkında bir rapor hazırlaması gerekmektedir.

3- Özel Amaçlı YMM Raporu İbraz edilmelidir. (Özel Amaçlı YMM Raporunda; silinmesi istenen aya ait defterin borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri ile söz konusu ayın defteri yeniden oluşturulduğunda borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri yer almalıdır. Eklenecek olan hesaplar olması halinde söz konusu hesapların ayrıntılı listesinin de YMM raporuna eklenmesi gerekmektedir.)

YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir;

1. a) Yeni kayıtlarla, beyannamedeki KDV’nin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumlu olduğu hususu belirtilmelidir. Ayrıca BA ve BS formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu da raporda araştırılması ve belirtilmesi gereken hususlardandır.
2. b) Zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir.
3. c) Muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır.
4. d) Silinmesi istenen aya ait defterin;

d1) Borç-alacak Dip toplamları,

d2)Yevmiye başlangıç-bitiş numarası,

d3) Hesaplanan Kdv,

d4) İndirilecek Kdv,

d5) Devreden Kdv,

d6) Ödenecek Kdv bilgileri yer almalıdır.

1. e) Eklenecek olan hesaplar olması halinde söz konusu hesapların ayrıntılı listesinin de YMM raporuna eklenmesi gerekmektedir.
2. f) Silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç-bitiş numaraları da mutlaka eklenmelidir.
3. g) Ayrıca YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.

Yukarıda minimum özelliklerini belirttiğimiz YMM raporu, dilekçe ve e-defter yazılım firmasından alınan bir rapor ile kanuni süresi geçtikten sonra beratların GİB izni ile silinmesi mümkündür. Görüldüğü üzere e-defter YMM raporlarını dahi değiştirecek yenilikler getirmektedir. En son yapılan değişiklik ile YMM Tutanaklarına ilavesi istenen düzenlemeler şunlardır:

1. Eğer ilgili aya ait beratlar verilmişse:

1.1.  GİB onaylı berat dosyaları bilgisi YMM yazısında bulunacaktır. Buna örnek olarak “ …. ayına ait e-Defter beratları ektedir” şeklinde bir madde tutanağa eklenecektir.

1.2. Mükellefin e-yevmiye defterindeki yevmiye tarihi ve maddeler tutanakta yer alacaktır.

2. Eğer beratlar henüz verilmemişse:

2.1.  Mükellef e-Defter uygulamasına dahil olmuş olup ilgili döneme ilişkin e-defter ve berat dosyasının oluşturulma ve berat dosyalarının GİB’e yüklenme süresi işbu yazı tarihi itibariyle henüz dolmamıştır.

2.2. Hesap dönemine ilişkin ilk ayın beratı / hesap dönemine ilişkin en son yüklenen …ayı  beratı yazımızın ekindedir.

YMM meslek mensuplarının e-defterleri ve beratları elektronik ortamda kontrol etmesi gerekmektedir. Uygulamada hala eski sistem karşıt kayıt formu veya tutanakları ben size göndereyim siz doldurun şeklinde bir yaklaşım görülmektedir. Bu durum kesinlikle YMM’nin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. E-fatura görüntüleme aracı, e-defter görüntüleme aracı programları ile elektronik ortamda kontrol etme yükümlülüğü YMM’dedir. Kesinlikle berat çıktıları, e-fatura çıktıları, (kağıt ortamdaki beratlar, e-faturalar) üzerinde “asli gibidir” yazsa bile geçersizdir. e-defter görüntüleme aracı programı ile e-defter ve beratları kontrol etmek YMM sorumluluğundadır.

E-defter, e-fatura konularında SMMM, YMM ünvanı ne olursa olsun meslek mensuplarımızın dikkatli davranmaları gerekmektedir. Sorumlulukların ağır olduğu düşünüldüğünde bu konudaki eğitimlerin ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmaktadır. Odalarımızın bu konudaki eğitimlerine mutlaka katılmak gerekmektedir.

18. YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİR ELEKTRONİK DEFTER TUTABİLİR Mİ?

 

01.06.1989 tarihinde yayımlanan 3568 Sayılı Serbest Muhasebeci Malî Müşavirlik Ve Yeminli Malî Müşavirlik Kanunu yeminli mali müşavirlerin yetkilerini tespit etmiştir. Söz konusu kanunun “Mesleğin Konusu” başlıklı 2’nci maddesinin b bendinin son fıkrasında “Yeminli malî müşavirler muhasebe ile ilgili defter tutamazlar, muhasebe bürosu açamazlar ve muhasebe bürolarına ortak olamazlar” şeklinde hüküm tesis edilmiştir. Buna göre Yeminli Mali Müşavirler kağıt veya elektronik defter tutamazlar.

E-fatura forum sitesine sorulan konuyla ilgili bir soru şöyledir: “E-Defter göndermeden önce Muhasebe programının parametresinde tanımlı SMMM ve YMM bölümü mevcuttur. Şirketin anlaşmalı olduğu SMMM yoktur. YMM vardır. Her iki tarafa da ‘YMM’nin bilgileri girilmektedir. Program otomatik olarak SMMM bölümünü almaktadır. YMM’yi almamaktadır. E defter beratında Gönderen YMM bilgileri yer almakta olup, Adı SMMM geçmektedir. Bunu da  YMM kabul etmemektedir.  Unvanı YMM olarak çıksın istemektedir” Bu soruya verilen yanıt ise “E defter beratında muhasebeci bilgileri alanında YMM bilgileri yer alıp SMMM ünvanını alamaz. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa SM/SMMM/YMM Sözleşme Tipi Açıklaması alanına tire (-) işareti yazılacaktır. Çünkü Sözleşme Tipi Açıklaması, şematron DİKKAT kontrollerine göre boş geçilmemesi gereken bir alandır. Diğer taraftan, accountantInformation veri grubu çoklanabilir bir alandır. İşletmenin Yeminli Mali Müşavirle Tam Tasdik sözleşmesi yapması durumunda, bu alanı çoklayarak defterini tutan SM/SMMM bilgisinin yanında Yeminli Mali Müşavir ile yapılan sözleşmeye ait Sözleşme açıklaması, Sözleşme çeşidi, Sözleşme tarihi ve numarası da bu alana yazılacaktır” Soru ve cevaptan anlaşılacağı üzere 3568 sayılı yasa hükmü anlamsız hale getirilmektedir. Dolaylı yoldan defter tutma yetkisi bulunmayan hatta defter tutması yasak olan YMM’ye elektronik defter tutturulmaktadır.

Elektronik defter uygulamaları oldukça teknik bilgi isteyen bir yapıdadır. Şu an için belirli bir büyüklüğü aşan firmalar elektronik defter tutmaktadır. Bu firmaların elektronik defterlerinin 3568 sayılı yasaya göre yetki almış bir meslek mensubu tarafından tutulması gerekmektedir. Yeminli mali müşavirler 3568 sayılı yasa gereği doğrudan veya dolaylı olarak elektronik defter tutamazlar. SMMM’nin bulunmadığı bir firmanın elektronik defter beratlarının YMM tarafından gönderilebilmesi de tamamen yanlıştır, yasaktır, kanuna karşı hile mantığını taşımaktadır. Günümüzün modern vergicilik anlayışının da bu duruma izin vermesi düşünülemez.

e-Defter Uygulama Kılavuzu V 1.5 sayfa 8’de “SM/SMMM/YMM Adı (accountantName) SMMM/MM/YMM nin adı soyadının yazıldığı alandır. Bu alana ilişkin dikkat edilmesi gereken husus, aşağıdaki tablonun “Dikkat” satırında verilmiştir. Bu alan accountantInformation veri grubunun altında bulunmaktadır. SM/SMMM bir işletme için defter tutuyorsa, bu alana SM/SMMM’ye ait unvan ve ad-soyad yazılacaktır. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa, bu alana işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve DİKKAT Adı-Soyadı yazılacaktır. Diğer taraftan accountantInformation veri grubu çoklanabilir bir alandır. İşletme, bu alanı çoklayarak defterini tutan SM/SMMM’nin yanında Tam Tasdik Sözleşmesi yaptığı Yeminli Mali Müşavirin bilgilerini de bu alana girecektir.” Doğru olan açıklama forum sitesindeki değil klavuzda yer alan açıklamadır. YMM, elektronik defteri tutan bir SMMM varsa ismini ve unvanını beratlara yazdırabilir. Aksi halde SMMM olmayan bir firmanın elektronik defter beratında sadece YMM bilgilerini yer alması mümkün değildir. Bu durumun YMM unvanlı meslek mensubu için hukuki sonuçları da olabilir. Kısaca elektronik defter tutma yetkisi kağıt defterlerde olduğu gibi 3568 sayılı yasaya göre yetki alan meslek mensuplarındadır.

Elektronik defter tutmak teknik uzmanlık gerektiren bir iş olup elektronik defterlerin muhafazası ve ibrazı da elektronik ortamda olmak zorundadır. Benzer şekilde elektronik defterlerin incelemeleri de bilgisayar yazılımları aracılığıyla olmaktadır. 3000 sayfalık bir elektronik defterin incelemesi 3 dakika gibi bir zaman almaktadır. Elektronik defterde yapılan hataların tespit bu kadar kolay ve kısa zamanda gerçekleştirilebilmektedir. Bu sebeple işletmelerin elektronik defter konularında uzman bir meslek mensubu ile anlaşmalarında fayda bulunmaktadır.

19. ELEKTRONİK DEFTERDE ŞUBE KAYITLARI

 

Elektronik defterde şube kayıtları genel kural olarak kağıt defterdekine benzer şekilde yapılmaktadır. Kağıt defterlerde olduğu gibi elektronik defterde de şube için ayrı defter tutlabilir. Elektronik defter kayıtlarının oluşturulması, elektronik defter uygulama klavuzunda yer alan bilgilere göre yapılmaktadır.

Elektronik defterde yer  alan birinci kural istisnaları olmakla beraber bir belgenin bir yevmiye maddesine kaydedilmesi şeklindedir. Yine klavuzda “muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi (documentdate) veya numarası (documentnumber) gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir” açıklaması yer almaktadır.

e-Defter için belirlenen kurallar, şube bazlı defter tutulması halinde de geçerlidir. Her şube kendi içerisinde e-Defter standardına uygun oluşturulmalıdır. Şube bazlı defter tutulması durumunda bir şube için oluşturulan defterlerde kullanılan “şube no” hesap dönemi (Özel hesap dönemi dahil) boyunca aynı olmalı ve aylık dönemlere ait defterlerde değiştirilmemelidir. Hesap döneminde bir şube hangi numara ile başladıysa, hesap döneminin sonuna kadar aynı numarayla devam etmelidir. Şube’nin hesap dönemi içinde kapanmış olması durumunda, kapanan şubeye ait kapanış tarihinden sonraki dönemler için GİB’e herhangi bir berat gönderilmeyecektir. Bu durum şubenin kapandığına ilişkin tevsik edici belgelerle birlikte GİB’e bildirilecektir.

Ticaret Sicilde şube adı değişikliği olursa defter tanımlarında da bu değişiklik yapılabilir. e-Defter kullanıcılarının dikkat etmesi gereken şube’nin adının değiştirilmesi durumunda, bu şubeye ait DİKKAT berat GİB’e iletilmeden önce Ticaret Sicil Gazetesinin ekinde olduğu bir dilekçe ile durum GİB’e bildirilecektir. Kurum tanımlama alanına tüzel kişiler için unvan ticaret sicil gazetesinde yer aldığı biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılacaktır. Gerçek kişiler için adı+ soyadı şeklinde yazılacaktır. Şubeli paket yüklenmek istendiğinde Şube ismi+“Şubesi” şeklinde yazılmalıdır. Şubeli paket yüklendiğinde şube ismine ek olarak şube numarası 4 hane olarak girilmelidir.

Her firma kendi hesap dönemi içerisinde birbirinden ayrı olarak oluşturulan defter dosyalarının müteselsilliğini hem ay hem de parça numarası bazında sağlayacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken bu kontrol numarasında belirtilecek olan ay bilgisi için Ocak DİKKAT ayına ait numara 1 olarak atanır ve en son Aralık ayı 12 olacak şekilde müteselsil devam ettirilir. Kontrol numarasının en son 6 hanesindeki parça sayısına tekabül eden numara müteselsilliği ile ay bilgisindeki bu müteselsillik karıştırılmamalıdır. Örneğin yukarıdaki örnek bilgisinde şubat ayına ait iki parça defter vardır. Dolayısıyla ay bilgisi şubat olduğu için “02” olarak gösterilmiştir; son dijitteki “2” ve “3” rakamları ise o hesap dönemi içindeki parça numaralarını ifade etmektedir. Bu kural doğrultusunda defterlere kontrol numaraları verilmelidir.

Doküman için genel bir açıklama yapılmak istendiği takdirde bu bilgi doküman açıklama alanına serbest metin olarak girilecektir. Aşağıda örnekleri sunulmuştur:

Yevmiye defteri : 1 Ocak 2017 – 31 Ocak 2017 arası A AŞ’nin X şubesine ait Yevmiye Defteri

Yevmiye defteri beratı : 1 Ocak 2017 – 31 Ocak 2017 arası A AŞ’nin X şubesine ait yevmiye defteri beratı.

Büyük Defter(Defteri kebir) : 1 Ocak 2017 – 31 Ocak 2017 arası A AŞ’nin X şubesine ait büyük defter.

Büyük defter beratı : 1 Ocak 2017 – 31 Ocak 2017 arası A AŞ’nin X şubesine ait büyük defter beratı.

Kısaca elektronik defterde şube şeklinde defter tutmak mümkündür. Şube için ayrı defter olarak sadece envanter defteri tasdik ettirilecek elektronik defter olan yevmiye ve kebir tasdik ettirilmeyecektir. Şube e-defterlerinin beratları ayrı olarak alınacak ve elektronik ortamda saklanacaktır.

 

20. VUK 359 KAPSAMINDA ELEKTRONİK DEFTER CEZALARI

 

Bu başlık altında VUK.’nun mevcut 359. Maddesine bent bent bakılarak elektronik defter özelinde eleştiriler getirilerek önerilerde bulunulmaya çalışılacaktır.

VUK.’nun 359. Madde içeriğine sırasıyla bakılacak olursa;

1.) a bendinin birinci fıkrasında

1) Defter ve kayıtlarda hesap ve muhasebe hileleri yapanlar, gerçek olmayan veya kayda konu işlemlerle ilgisi bulunmayan kişiler adına hesap açanlar veya defterlere kaydı gereken hesap ve işlemleri vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydedenler,

Bu fıkrayı elektronik defter bazında şu şekilde değerlendirebiliriz:

1.1.) Defter ve kayıtlarda hesap ve muhasebe hileleri yapanlar

Elektronik defter kayıtları GİB tarafından görülmemektedir. Alınan beratlar sadece defterin içeriğinin değiştirilememesini sağlamaktadır. Elektronik defter kayıtlarında hesap ve muhasebe hileleri yapmak mümkündür. Herhangi bir incelemeye denk gelinmediği taktirde bu hesap ve muhasebe hilelerinin tespiti de zordur. Ancak elektronik defter denetim yazılımları ile 3.000 sayfa bir defterin inceleme süreci 3 dakika gibi kısa bir zamanda tamamlanabilmektedir. Bu durum denetim oranının çok daha yükseleceğinin bir göstergesidir. Yasanın bu fıkrası doğru olmakla beraber elektronik beyannameler üzerinde yapılabilecek hileleri kapsamadığı için eksiktir. Suç tarihi, hileye esas işlemin elektronik defterde kayda girdiği tarih olup, aynı takvim yılında birden fazla hileli işlem varsa, elektronik defterde son kaydın yapıldığı işlem tarihidir.

1.2.) Gerçek olmayan veya kayda konu işlemlerle ilgisi bulunmayan kişiler adına hesap açanlar

Elektronik defterde gerçek olmayan bir isme hesap açılması veya Bay Ahmet yerine yanlışlıkla Bay Mehmet yazılması sahte hesap olarak değerlendirilmektedir. Ancak Bay Ahmet’e açılması gereken hesap sehven Bay Mehmet’e açılmış ve ortada bir vergi kaybı yoksa sadece ismin gerçek olmamasına ceza verilmesi anlamsızdır. Elektronik defterde hesabın açıldığı tarih suç tarihi olarak kabul edilmektedir.

1.3.) Defterlere kaydı gereken hesap ve işlemleri vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydedenler

Burada değerlendirilmesi gereken birinci husus elektronik defter tutması gerekirken kağıt defter tutmaya devam eden mükellefin durumudur. Elektronik defter yerine tutulan kağıt defter “tamamen veya kısmen başka defter” kapsamında değerlendirilebilir mi? Ortada bir vergi kaybı yoksa sadece kağıt defter tutulması vergi ziyaı kapsamında değerlendirilemez.

Elektronik defterlerin bulut, harici hard disk, flash disk gibi ortamlara kopyalanması veya bu ortamlarda saklanması da yine vergi kaybına yol açmıyorsa bu madde kapsamında cezaya konu edilemez. Özellikle uygulamada bazı müfettişlerin “ben elektronik defterden anlamam bana yine eskisi gibi kağıt çıktı getirin” dedikleri görülmektedir. Kesinlikle çıktı bile olsa kağıt defter ibraz edilmemesi gerekir.

Diğer defter, belge ve kayıt ortamlarına yapılan kayıt tarihi suç tarihidir. Birden çok kez suç işlenmiş ise son işlemin yapıldığı tarih suç tarihi kabul edilir.

2) a bendinin ikinci fıkrasında

2) Defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleyenlere veya bu belgeleri kullananlar, hakkında on sekiz aydan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunur. Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, bu fıkra hükmünün uygulanmasında gizleme olarak kabul edilir. Gerçek bir muamele veya duruma dayanmakla birlikte bu muamele veya durumu mahiyet veya miktar itibariyle gerçeğe aykırı şekilde yansıtan belge ise, muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgedir.

Bu fıkrayı elektronik defter bazında şu şekilde değerlendirebiliriz:

2.1.) Defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler

Elektronik defter kayıt dosyalarının bozulması, kod satırlarıyla oynanması, berat dosyalarının bozulması, elektronik fatura formatlarının değiştirilmesi bu kapsamda değerlendirilir. Sisteme dışarıdan müdahale edilerek elektronik defter kayıtlarının orjinalliğinin değiştirilmesi bu suçu oluşturur. Suç tarihi, tahrifatın elektronik defterde yapıldığı tarihtir.

2.2.) Defter, kayıt ve belgeleri gizleyenler

Elektronik defter açılış tasdiki yani ilk ayın beratı alınmış olmasına rağmen elektronik defter dosyaları ve beratları vergi inceleme elemanlarına ibraz edilmezse gizleme suçu oluşmuş olacaktır. Mükelleflerin bazıları özel entegratörlerden “saklama” hizmeti almaktadırlar. Bu özel entegratör firmanın batması, iflas etmesi gibi sebeplerle sakladığı kayıtların ibraz edilememesi halinde de mükellefin gizleme suçu işlediği kabul edilmektedir. Defter ve belgelerin isteme yazısının yasal süresinin sonunda suç işlenmiş kabul edilir. Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, gizleme suçu olarak kabul edilmektedir. Açılış onayı (ilk ay beratı) olan, kapanış onayı (son ay beratı) olan bir e-defterin ibraz edilememesi ayrıca gizleme suçu olarak değerlendirilebilecektir.

2.3.) Muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleyenlere

Elektronik defterde muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge düzenlenerek kayıtlanması da suçtur.  Elektronik defter kayıtlarının yanıltıcı olarak şekilde düzenlenmesi de mümkündür. Ancak bu durum yine de muhasebe hileleri kapsamında değerlendirilir. Vergi Usul Kanunu’na muhalefet suçunda eylem tarihi belgenin düzenlendiği tarih; birden fazla belgenin söz konusu olması halinde ise son belgenin tanzim edildiği gündür.

2.4.) Muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgeleri kullananlar

Muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belgelerin elektronik defterlere işlenmesi de suçtur. Suç tarihi ise mükellefiyetin türüne, vergilendirme dönemine ve son beyanname verme gününe bağlıdır. Elektronik belgelerin de muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge olarak düzenlenmesi mümkündür.

3-) B bendi

1. b) Vergi kanunları uyarınca tutulan veya düzenlenen ve saklama ve ibraz mecburiyeti bulunan defter, kayıt ve belgeleri yok edenler veya defter sahifelerini yok ederek yerine başka yapraklar koyanlar veya hiç yaprak koymayanlar veya belgelerin asıl veya suretlerini tamamen veya kısmen sahte olarak düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar, üç yıldan beş yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. Gerçek bir muamele veya durum olmadığı halde bunlar varmış gibi düzenlenen belge, sahte belgedir.

B bendini elektronik defter bazında şu şekilde değerlendirebiliriz:

3.1.) Defter, kayıt ve belgeleri yok edenler

Elektronik defter dosyalarını kasten silenler, bu dosyalara erişilmesini engelleyecek yazılımlar ve şifreler üretenler, dosya içeriklerini ortadan kaldıranlar bu suçu işlemiş olurlar. Suç tarihi bu eylemin işlendiği tarihtir.

3.2.) Defter sahifelerini yok ederek yerine başka yapraklar koyanlar veya hiç yaprak koymayanlar

Elektronik defterde sayfa kavramından söz edilemeyeceği için bu suçun elektronik defterde karşılığı yoktur.

3.3.) Belgelerin asıl veya suretlerini tamamen veya kısmen sahte olarak düzenleyenler

Gerçek bir işleme dayanmadığı halde böyle bir işlem varmış gibi düzenlenen belgelerin elektronik defterlere işlenmesi suçtur.

3.4.) Sahte belge kullananlar

Alış ve giderlerin belgelendirilmesinde sahte belgelerin kullanımı da suçtur. Bu belgelerin elektronik defterlere işlenmesi de suçtur.

21. E-DEFTER BERATLARININ SON GÜNÜ RESMİ TATİLE RASTLARSA SÜRELER UZAR MI?

 

Elektronik defter aylık olarak işleme tabi tutulmaktadır. Her ayın beratı istisnai durumlar hariç takip eden üçüncü ayın son gününe kadar alınmak zorundadır. Tüzel kişiler için son ayın beratı yani aralık ayının beratı 31 Marta kadar değil istisna olarak 30 nisana kadar alınmak zorundadır. Örneğin eylül 2016 beratının alınması gereken tarih 31.12.2016 tarihidir. Bu tarih cumartesi gününe geldiğine göre süre pazartesine uzayacak mıdır? Bazı meslektaşlarımızın e-defter tebliğinde yer alan şu ifadelere takılmaktadırlar:

“a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

1. b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”

Bu ifadeler genel kuralı belirlemektedirler. Vergi Usul Kanunu sürelerin nasıl hesaplanacağını 18’nci maddesinde şu şekilde kurala bağlamıştır.

Sürelerin Hesaplanması

VUK Madde 18:

Vergi kanunlarında yazılı süreler aşağıdaki şekilde hesaplanır:

1. Süre gün olarak belli edilmişse başladığı gün hesaba katılmaz ve son günün tatil saatinde biter;
2. Süre hafta veya ay olarak belli edilmişse başladığı güne son hafta veya ayda tekabül eden günün tatil saatinde biter. Sürenin bittiği ayda, başladığı güne tekabül eden bir gün yoksa süre o ayın son gününün tatil saatinde biter;
3. Sonu belli bir gün ile tayin edilen sürelerde, süre o günün tatil saatinde biter;
4. Resmi tatil günleri süreye dahildir. Şu kadar ki, sürenin son günü resmi tatile rastlarsa tatili takibeden ilk iş gününün tatil saatinde biter.

Kanun metninde belirtilen ifade beyannameler, bildirimler, vergisel işlemlerde kanunla ayrıca süre belirtilmediği tüm durumlar için gereklidir. E-defter beratları hariç gibi bir sınırlama VUK madde 18’de yer almadığına göre bu hüküm geçerlidir. Zaten tebliğ ile kanun maddesinin değiştirilmesi de mümkün değildir.

Konu Maliye Bakanlığı’na sorulduğunda 12.11.2015 tarihinde e-fatura forum sitesinde 0028186 soru yanıtı olarak “Sayın ilgili, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 18. Maddesinde; “…Resmi tatil günleri süreye dahildir. Şu kadar ki, sürenin son günü resmi tatile rastlarsa tatili takib eden ilk iş gününün tatil saatinde biter…..” hükmü yer almaktadır. Yukarıdaki hüküm gereğince işlem yapabilirsiniz. İyi çalışmalar” şeklinde cevap verilmiştir. Soru ise “Berat yükleme son günü resmi tatile geldiğinde, yükleme işlemi ilk iş gününe kadar uzar mı? 2 sıra numaralı e- Defter tebliğinde açıklama bulunmamakta ancak Şubat 2015 ayına ait Defter Beratlarının yüklenmesi ile ilgili yapılan duyuru da 31 Mayıs 2015 tarihi resmi tatil olduğu için Şubat beratları 01 Haziran 2015 tarihine uzatılmış denilmektedir” şeklindedir.  Cevabı okumak isteyenler için Gelir İdaresi Başkanlığı linki şu şekildedir: http://forum.efatura.gov.tr/view.php?id=28186

Tüm bu değerlendirmelerin ışığında beratların alınma süresi resmi tatil günlerine denk geliyorsa takip eden ilk iş günü mesai saati sonuna otomatik olarak uzayacaktır. Mali konularda yanlış bilgi vermemek ve vesvese ile hareket etmemek gerekir. Anayasamızın 73’ncü maddesi “Vergilendirme de kanunilik ilkesinin” geçerli olduğunu hükme bağlamıştır.

 

 

 

 

 

SONUÇ

Elektronik defter ve elektronik fatura ticari hayata gireli çok zaman olmadı. Ancak mükellefler, gerekli alt yapı hazır olmadan yetişmiş personel istihdam edemeden veya mevcut insan kaynaklarına gerekli eğitimleri veremeden bu sisteme geçmek zorunda kaldılar. E-fatura, e-defter, e-arşiv fatura ve e-bilet derken bu elektronik vergisel uygulamalar gerçekten karmaşık bir hal aldı. Vergi Usul Kanunu’nun 242’nci maddesi uygulama ile ilgili düzenleme yapma yetkisini Maliye Bakanlığı’na bırakmıştır. Maliye Bakanlığı da sık sık bu yetkisini kullanarak değişiklikler yapmış, uygulama klavuzlarını, uygulama esaslarını değiştirmiştir. Bu kadar sık değişiklik yapılınca Yeminli Mali Müşavirler, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Bağımsız Denetçiler gibi uygulamanın birebir içerisinde olan uzman kişiler dahi elektronik uygulamalarda tereddüde düşer hale geldiler.

Şirketler, ticaretle uğraşanlar, vergi mükellefleri ticari hayatın bir parçası haline gelen elektronik fatura uygulamalarının hukuksal boyutunu özümsemekte çok zorlanmadılar. İcra işlemlerinde, ticaret davalarında e-fatura sağlıklı bir şekilde kullanılır oldu. Bilirkişiler e-fatura konularında ihtiyaca cevap verebilecek durumdalar. Ancak e-deftere gelince durum aynıdır demek çok zor. Bunu temel nedeni e-defter tutma kuralları o kadar karmaşık ve ayrıntılı ki bir işletmenin muhasebe biriminin iş yükünü gereksiz yere on katına çıkarmaktadır. Böyle olunca da  e defter muhasebe ücretleri artmakta, bu yüksek ücretleri vermek istemeyen mükellefler ise bünyelerinde bir mali müşavir çalıştırma yoluna gitmektedirler.

Her belgeye bir yevmiye kaydının yapılmasının istenmesi e defteri gereksiz yere şişirmekte ve klasik şekilde kontrol yapılmak istendiğinde uzun süreler e-defter kayıtlarının incelenmesi zorunluluğu ortaya çıkmaktadır. Yeni Türk Ticaret Kanunu 64’ncü maddesinde e-deftere izin vermiştir. İki kanun maddesi ve tebliğler ile uygulama sürmektedir. Mükellefler şüpheye düştükleri konularda e-defter ve e-fatura için Maliye Bakanlığı’ndan özelgeler (yazılı görüş) almaktadırlar. Hukuki mevzuat bu kadar sığ bir alanda döndüğü için e-defter, e-fatura konularında mükellefler ile vergi inceleme elemanları yüz yüze gelmektedirler. Konuyla ilgili vergi davalarının açılması, Danıştay Kararlarının ortaya çıkması ile uygulama daha sağlıklı bir hale gelebilecektir. Şu an Maliye Bakanlığı’nın bürokratlarınca yürütülen uygulamada vergi mükellefleri yönünden olaya pek bakılmamakta aşırı Hazineci bir yaklaşımla uygulama yürütülmeye çalışılmaktadır. Üstelik hukuki mevzuat çok sağlıklı olmadığı için e-defter ve e-fatura mevzuatı ile Vergi Usul Kanunu ve diğer kanunlar pek çok arasında uyumsuzluk ortaya çıkmaktadır.

Maliye Bakanlığı bilgisayar yazılım firmalarına özel entegratörlük yani e-defter ve e-fatura uygulamalarına aracılık yetkisi vermiş ama sorumluluk bunlardan hizmet alan mükelleflerdedir demiştir. Özel entegratörün yazılımından, bilgisayar sisteminden kaynaklanan bir durumda dahi sorumluluğu mükellefe yüklemek ne kadar anlamlıdır o tartışılır. Benzer şekilde Maliye Bakanlığı bilgisayar yazılım firmalarına “saklama” hizmeti verme yetkisi vermiş yine sorumluluk bunlardan hizmet alan mükelleflerdedir demiştir. Anadolu’da çok sık kullanılan bir söz “Davul bende tokmak sende nasıl bir ses çıkacak merak ediyorum bende”  şeklindedir.

E-defter ve e-fatura vergi uygulamalarının dayandığı temel açısından çok önemlidir ve vergi cezalarının büyük çoğunluğu bu iki kavram üzerinden ortaya çıkmaktadır. E-defterde Maliye Bakanlığı’na e-defterler yerine defterdeki bilgilerin değiştirilmediğini gösteren bir şifreleme bilgisi yüklenerek berat dosyaları alınmaktadır. Böylelikle e-defterler noter tasdikli defterlere yazılan kayıtlar gibi değiştirilememektedir. Uygulamada vergi davası oluşturması kesin gözüken hususlar şunlardır:

1-) Ocak ayının beratı alınmış ama örneğin şubat ayı unutulmuş ve mart ayının beratı alınmış ise ne olacak? Yani bir ayın beratı hiç alınmaz veya geç alınırsa bunun vergisel sonuçları ne olacaktır?

2-) E-defter yerine kağıt defter tutarsam veya e-fatura yerine kağıt fatura kesersem bunun yaptırımı ne olacaktır?

3-) Sırf e-defter beratı almadım diye ödediğim ve faturalarda gösterilen katma değer vergilerinin tamamı ret olunabilir mi?

4-) Bir yevmiye kaydına birden çok belgeyi kaydettiğim tespit edilirse ne olacak?

Vergi Usul Kanunu’nun 3’ncü maddesine göre vergilendirmede vergiyi doğuran olayın gerçek mahiyeti esastır. Sırf şekilsel bir yükümlülük eksik yerine getirildi diye örneğin bir ayın beratı alınmadı diye mükellefler defter ve belgeleri gizlemekten Cumhuriyet Savcılığı’na verilebilir mi? Bu şekilde bir hapis cezası ile karşı karşıya kalan mükellef bir daha ülkemizde yatırım yapar yanında işçi çalıştırır mı? Vergi ile ilgili olaylar ciddidir ve hukuki sonuçları çok ağır olabilir. Bu sebeple elektronik uygulamalara ilişkin düzenlemelerin belirli bir seviyede de olsa kanunla düzenlenmesi gerekir. Kanunlar hazırlanırken mutlaka uygulamacılardan görüş alınmalı ve ticari hayat sekteye uğratılmamalıdır.

1- Yavuz ÇİFTCİ (2003); “Elektronik Bilgi İşlem (EBİ) Teknolojisindeki Gelişmeler ve Muhasebe Denetimi”, Mali Çözüm Dergisi, İstanbul SMMM Odası Yayını,

2- Mevlüt KARAKAYA (1997); “Bilgisayarlı Muhasebe Uygulamaları ve Vergi Mevzuatı”, Muhasebe Uygulamaları ve Vergi Mevzuatı Sempozyumu-1, Ankara SMM Odası Yayını, Sayfa 224

3- Mevlüt ÖZER (2012); “Belgesiz Kayıt Ortamlarında Denetim”, Yayınlanmamış Doktora tezi, Sayfa 22

4- Uğur, DOĞAN (2012); “100 Soruda E-Defter”, Vergi Sorunları Dergisi Eki, Ocak 2012, Sf:15

5- PINSKER, R, Li, S. (2008); “Costs and Benefits Of XBRL Adoption: Early Evidence Communications of the ACM, 51(3), 47-50

6- Uğur, DOĞAN (2014); “Elektronik Vergisel Uygulamalar”, TURMOB Yayınları-467, Ankara, Sayfa:270

SMMM Selçuk GÜLTEN

Tüm Hakları Sn. S.M.Mali Müşavir Selçuk Gülten ve Muhasebe Bilenler Topluluğu üzerindedir.
Selçuk GÜLTEN ve Muhasebe Bilenler Topluluğu ile görüşmeden alınması halinde yasal işlem uygulanacaktır. 

14.02.2017

Selcuk Gülten‘i Takip Etmek için isminin üzerine tıklayabilirsiniz…